Hvad må medarbejderne bruge AI til? Gør svaret let at finde

I artiklen 13 afsnit

1. Hvad er en brugbar AI-vejledning til medarbejdere?
2. Et værktøjsnavn giver ikke hele svaret
3. Hvad sker der, hvis svaret er svært at finde?
4. Lad kollegaen finde sin opgave
5. Vis forskellen på “ja”, “ikke afklaret” og “sat på pause”
6. Giv medarbejderen en kort øvelse i den konkrete opgave
7. Gør det let at spørge og fortælle om fejl
8. Hold svarene aktuelle, når arbejdet ændrer sig
9. Kan en ny kollega bruge jeres vejledning?
10. Når beslutningen skal hjælpe den næste medarbejder
11. Typiske fejl i AI-vejledninger til medarbejdere
12. Hvad kan I gøre nu?
13. Ofte stillede spørgsmål om medarbejdernes AI-brug

Dette er del 4 af serien AI i virksomhedens hverdag.

Hvad er en brugbar AI-vejledning til medarbejdere?

En brugbar AI-vejledning til medarbejdere er en vejledning, hvor medarbejderen kan finde sin konkrete opgave og se, hvilket værktøj og hvilken konto der gælder, hvilke oplysninger der må indgå, hvad resultatet må bruges til, og hvem der kan hjælpe. Den supplerer en AI-politik med svar på de opgaver, medarbejderne faktisk løser.

Et værktøjsnavn giver ikke hele svaret

“I må bruge vores AI-assistent” lyder enkelt. Men en kollega tænker på produkttekster, en anden på kundeklager og en tredje på referater af medarbejdersamtaler.

De bruger samme løsning til forskellige opgaver. Derfor bør medarbejderen kunne se, hvad der er afklaret for netop den opgave, de står med.

Datatilsynet anbefaler organisatoriske rammer for, om og hvordan medarbejdere må bruge generative AI-værktøjer. Klare procedurer og retningslinjer er en del af den indsats. Se Datatilsynets anbefaling.

Hvis I endnu mangler selve politikken, kan I begynde med AI-politik i virksomheden: hvad den skal indeholde. Her handler det om det næste skridt: at gøre beslutningerne anvendelige, mens arbejdet foregår.

Hvad sker der, hvis svaret er svært at finde?

Er svaret svært at finde, spørger medarbejderne den kollega, de kender, og får forskellige svar. Eller de lader være med at spørge og gør det på egen hånd, hvilket ofte kaldes skygge-AI. Retningslinjerne findes, men bliver ikke brugt, og den ansvarlige ender med at svare på det samme igen og igen. Hvordan ansvaret fordeles mellem virksomheden og afdelingen, står i frihed med fælles rammer.

Lad kollegaen finde sin opgave

Prøv at organisere hjælpen efter spørgsmål, medarbejderne faktisk stiller:

• Jeg vil have hjælp til et udkast til en tekst.
• Jeg vil opsummere et møde.
• Jeg vil arbejde med en kundemail.
• Jeg vil afprøve et nyt værktøj.

Under hver opgave skal der være et kort, aktuelt svar. Hvis brugen ikke er afklaret, skal det også være synligt sammen med den person, der kan hjælpe.

Her er et tænkt eksempel på et svar for en virksomhed, der har afklaret en afgrænset brug:

Tabellen er en model for et forståeligt svar. Den er ikke en universel tilladelse til at bruge offentlige oplysninger i alle AI-tjenester. Jeres aftaler, rettigheder og den konkrete løsning skal passe til brugen.

Vis forskellen på “ja”, “ikke afklaret” og “sat på pause”

En medarbejder har brug for at vide, hvad status betyder for arbejdet. Min anbefaling er at bruge få, tydelige svar:

Ja, til denne opgave. Vis rammerne tæt på svaret, så de ikke forsvinder i et bilag.

Ikke afklaret endnu. Vis, hvad der mangler, hvem der undersøger det, og hvad medarbejderen kan gøre i mellemtiden.

Afvist til denne brug. Forklar kort hvorfor, og peg på et alternativ, hvis I har et.

Sat på pause. Fortæl, hvilken brug der skal stoppes, og hvem der giver besked, når den er vurderet igen.

Det er især vigtigt at skelne mellem noget, der er afvist, og noget, ingen har taget stilling til. En ny idé skal kunne undersøges, selv om den endnu ikke står på listen.

Giv medarbejderen en kort øvelse i den konkrete opgave

Vælg en situation, kollegaen kan genkende. Det kan være en mail med mere indhold, end AI behøver, eller et referat med en forkert deadline.

En øvelse til mødeansvarlige kunne se sådan ud:

Svaret er, at medarbejderen skal få denne nye brug afklaret først. Øvelsen lærer kollegaen at genkende grænsen for den eksisterende beslutning.

En anden øvelse kan handle om kvalitet:

Her skal medarbejderen bevare forskellen mellem interesse og accept. Det er præcis den vurdering, der er brug for i den daglige opgave.

Lad kollegaen forklare sit svar. Det giver jer et bedre billede af forståelsen end blot at få et klik på “Jeg har læst retningslinjerne”. Øvelserne er mine praktiske anbefalinger; de er ikke en garanti for, at alle relevante krav til oplæring er opfyldt.

Gør det let at spørge og fortælle om fejl

En god vejledning skal også fungere, når medarbejderen er i tvivl. Skriv derfor, hvor spørgsmål sendes hen, hvilke oplysninger der er nyttige, og hvornår man kan forvente status.

En enkel besked kan være:

Bed om en beskrivelse af oplysningerne frem for automatisk at få hele kundesagen sendt med. Vis gerne et eksempel med opdigtet indhold.

Aftal også, hvordan en medarbejder fortæller om en fejl. Hvis noget er sendt til en forkert tjeneste, skal de kunne få fat i den ansvarlige og beskrive hændelsen. Se Når AI laver en fejl: hvad gør virksomheden bagefter?.

Hold svarene aktuelle, når arbejdet ændrer sig

Et svar kan passe til én anvendelse og være utilstrækkeligt til en anden. Nye datakilder, adgang til en fælles mappe eller en funktion, der selv sender mails, er gode anledninger til at se på beslutningen igen.

Min anbefaling er at lade hvert svar have en ansvarlig og en dato for seneste gennemgang. Når noget ændrer sig, skal den ansvarlige afgøre, om den berørte brug kan fortsætte, eller om den skal sættes på pause, mens forholdet afklares.

Fortæl medarbejderne, hvad ændringen betyder for deres opgave. “Vilkårene er opdateret” er svært at handle på. “Brug indtil videre kun løsningen til offentlige produkttekster; vi undersøger den nye behandling af kundedata” er mere konkret, hvis det er den beslutning, I har truffet.

Kan en ny kollega bruge jeres vejledning?

Lav en enkel prøve, før I kalder arbejdet færdigt. Giv en kollega en typisk opgave og bed vedkommende finde svaret uden hjælp.

Kan personen finde den rigtige konto? Forstå, hvilke oplysninger der må bruges? Forklare, hvad der skal kontrolleres? Finde den ansvarlige ved tvivl?

Hvis kollegaen må spørge rundt, har I fundet et sted, hvor hjælpen skal være tydeligere. Brug spørgsmålene til at forbedre vejledningen. Med tiden kan I se, om de samme afklaringer fylder mindre, og om kollegerne kommer videre med opgaverne.

Dansk Erhverv peger også på klare retningslinjer som en måde at gøre virksomhedens rammer forståelige for medarbejderne. Se deres introduktion til en AI-personalepolitik.

Når beslutningen skal hjælpe den næste medarbejder

Det er denne sammenhæng, jeg arbejder på med SPOR: Virksomheden får brugen afklaret, og medarbejderen skal kunne forstå, hvad beslutningen betyder for den konkrete opgave. Retningen er at forbinde afklaring, læring og opfølgning, så oplysningerne kan genbruges undervejs.

SPOR er under udvikling. Hvis den hverdag ligner jeres, kan du få besked, når første version er klar.

Typiske fejl i AI-vejledninger til medarbejdere

• At skrive generelle regler og håbe, at medarbejderen selv oversætter dem til sin opgave.
• At nævne værktøjet uden opgave og oplysninger.
• At lade ikke afklaret og afvist ligne hinanden.
• At lade svarene stå uden ansvarlig og dato.
• At måle, om medarbejderen har klikket læst, i stedet for om vejledningen kan bruges.

Hvad kan I gøre nu?

1. Vælg de tre opgaver, medarbejderne oftest spørger om, og skriv svaret efter tabellen ovenfor.
2. Tilføj en ansvarlig og en dato for seneste gennemgang til hvert svar.
3. Lad en ny kollega prøve at finde svaret uden hjælp, og ret vejledningen efter spørgsmålene.

Ofte stillede spørgsmål om medarbejdernes AI-brug

Er en AI-politik nok?

En politik kan sætte de fælles rammer. Min anbefaling er at supplere den med svar på de konkrete opgaver, medarbejderne løser. Det gør politikken lettere at bruge i hverdagen.

Skal alle have samme vejledning?

De fælles principper kan være ens, mens eksempler og opgaver varierer. En kollega i kundeservice har brug for andre situationer at øve sig på end en medarbejder, der skriver offentlige produkttekster.

Hvordan får vi medarbejderne til at spørge, før de går i gang?

Gør det tydeligt, hvem de skal spørge, og sørg for, at spørgsmålet fører til en synlig handling. Et svar med en ansvarlig, en næste handling og en statusdato er mere hjælpsomt end en ubestemt venteposition.

Hvad må medarbejdere bruge AI til?

Det afhænger af, hvad virksomheden har afklaret. Medarbejderen bør kunne finde svaret for sin konkrete opgave: hvilket værktøj, hvilke oplysninger, hvad resultatet må bruges til, og hvem der hjælper. Er brugen ikke afklaret, bør der være en vej til at få den undersøgt.

Hvordan gør vi AI-retningslinjerne brugbare i hverdagen?

Organisér dem efter medarbejdernes opgaver, vis rammerne tæt på hvert svar, giv korte øvelser, og gør det let at spørge. Lad en ny kollega teste vejledningen, og ret den efter spørgsmålene.

Artiklens modeller og øvelser er praktiske anbefalinger. De tænkte eksempler skal tilpasses jeres opgaver, løsninger og beslutninger. Kildegrundlag gennemgået 7. oktober 2026. Udgivet 7. oktober 2026.