Må I bruge AI til at skrive mødereferater?

I artiklen 11 afsnit

1. Hvad er et AI-mødereferat?
2. Hvad gør AI-mødeassistenten med samtalen?
3. Hvad sker der, hvis I bruger AI til referater uden at afklare det?
4. Skal alle give samtykke til et AI-mødereferat?
5. Start med én type møder
6. Fem ting at afklare før det første møde
7. Hvordan undgår I, at et forslag bliver til en beslutning?
8. Gør svaret let at finde til næste møde
9. Typiske fejl, når AI skal skrive mødereferater
10. Hvad kan I gøre nu?
11. Ofte stillede spørgsmål om AI-mødereferater

Dette er del 1 af serien AI i virksomhedens hverdag.

Hvad er et AI-mødereferat?

Et AI-mødereferat er et udkast til referat, som en AI-løsning laver ud fra mødets tale, en transskription eller noter. Referatet er et udkast og ikke en godkendt beslutning: et menneske bør kontrollere beslutninger, ansvarlige og frister, før det deles. Når mødet involverer personoplysninger, er behandlingen omfattet af GDPR.

Hvad gør AI-mødeassistenten med samtalen?

Begynd med at få leverandøren til at forklare, hvad løsningen faktisk gør. Et AI-mødereferat kan blive til gennem flere forskellige trin:

Nogle løsninger gemmer lyd. Andre behandler den midlertidigt og gemmer tekst. Andre kan arbejde ud fra noter, du selv har skrevet. Derfor skal I beskrive jeres løsning, før I tager stilling til den.

At en lydfil ikke gemmes, betyder ikke, at GDPR er ude af billedet. Indsamling og bearbejdning af personoplysninger er også behandling. Et referat kan desuden selv indeholde personoplysninger. Det følger af GDPR, artikel 4.

Hvad sker der, hvis I bruger AI til referater uden at afklare det?

Uden en afklaring afgør den, der først trykker på knappen, om en samtale behandles af et AI-værktøj. Deltagerne ved ikke, hvad der sker med deres udsagn, og ingen kan sige, hvor lyd, tekst og referat ligger. Kollegerne kan desuden tro, at en godkendelse af projektmøder også dækker alle andre møder. Gør medarbejdere det på egen hånd, kaldes det ofte skygge-AI. De generelle dataforhold ved AI-værktøjer er beskrevet i ChatGPT og GDPR. Her handler det om mødesituationen.

Skal alle give samtykke til et AI-mødereferat?

Ved optagelse af digitale møder lægger Datatilsynet vægt på formålet, deltagerne og deres indbyrdes forhold. Optagelse til nødvendig dokumentation kan i visse tilfælde ske uden samtykke, når indholdet reelt ikke kan dokumenteres på anden vis. Kan nødvendigheden ikke begrundes, er udgangspunktet samtykke. Tilsynet beskriver også særlige faglige eller sociale relationer, hvor en mulighed for at frabede sig optagelsen kan være tilstrækkelig. Det er ikke en generel regel for alle arbejdsmøder. Se Datatilsynets vejledning.

I praksis bør I derfor få afklaret grundlaget for den type møder, I vil bruge løsningen til. Ønsket om at spare tid er ikke alene dokumentation for, at hele samtalen skal optages.

Medarbejdermøder kræver også omtanke. Et samtykke skal være frivilligt, og forholdet mellem arbejdsgiver og medarbejder kan gøre det vanskeligt. Et ja fra kollegerne er derfor ikke en universel løsning. Se Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold.

Skeln desuden mellem to spørgsmål: Må I behandle samtalen til referat? Og må den valgte leverandør behandle oplysningerne på den måde, tjenesten fungerer? Begge dele skal være afklaret.

Start med én type møder

Min anbefaling er at begynde med et afgrænset behov. For eksempel ugentlige projektmøder, hvor formålet er at samle beslutninger og opgaver. Det gør det lettere at beskrive både nytten og rammerne.

Et tænkt eksempel:

Et rådgivningsfirma vil bruge AI til interne projektmøder. Den ansvarlige undersøger løsningen og får afklaret brugen. Referatet skal kun indeholde beslutninger, opgaver, ansvarlige og frister. En mødedeltager læser det igennem før deling.

Ugen efter vil en kollega bruge samme værktøj til en samtale om en medarbejders sygefravær. Den opgave ligger uden for den afklarede brug. Derfor skal kollegaen have et nyt svar, før løsningen bliver brugt dér.

En godkendelse bør fortælle, hvilken opgave den gælder. Et værktøjsnavn alene giver ikke mødelederen det svar, der er brug for.

Fem ting at afklare før det første møde

1. Hvad skal referatet hjælpe jer med?

Skriv det ønskede resultat i én sætning: “Vi vil have et udkast til beslutninger og opgaver, som mødelederen godkender.”

Overvej derefter, hvor meget af mødet løsningen behøver. Skal den høre hele samtalen? Kan I slå den til under opsamlingen? Kan et referat ud fra jeres egne noter løse opgaven?

2. Hvilke oplysninger kan komme med?

Se på både dagsordenen og de samtaler, den kan føre til. Navne og udsagn om bestemte personer er relevante, men det er kundeaftaler og fortrolige projektoplysninger også.

Særlige kategorier af personoplysninger, blandt andet helbredsoplysninger, kræver et særskilt grundlag efter GDPR artikel 9 ud over artikel 6. Se GDPR. Min praktiske anbefaling er at holde eksempelvis sygefraværs- og personalesager uden for den første afprøvning og få dem vurderet særskilt.

3. Hvem behandler materialet?

Find ud af, hvilken virksomhed der modtager lyd og tekst, hvilke underleverandører der indgår, hvor behandlingen sker, og om indhold bruges til at træne modeller.

Hvis leverandøren behandler personoplysninger på jeres vegne som databehandler, skal forholdet være reguleret af en databehandleraftale. Jeres rolle og leverandørens rolle skal afklares. Se Datatilsynets vejledning om rollefordeling.

Du kan bruge spørgsmålene i Sådan vurderer I en AI-leverandør, før I siger ja.

4. Hvad får deltagerne at vide?

Forbered informationen før mødet. Gør det let at forstå formålet, hvad der behandles, og hvor deltagerne kan læse mere. Et ikon eller navnet på en bot giver sjældent den forklaring, mennesker har brug for.

Som praktisk supplement til jeres fulde information kan mødelederen eksempelvis sige:

Udfyld teksten med de faktiske forhold. Den er en kommunikationshjælp; den etablerer ikke et behandlingsgrundlag eller erstatter et samtykke, når samtykke er nødvendigt.

5. Hvad sker der bagefter?

Aftal, hvem der gennemgår referatet, hvor det gemmes, og hvem der får adgang. Fastlæg opbevaringen særskilt for lyd, transskription og referat. De tre dele behøver ikke have samme levetid.

Personoplysninger skal begrænses til det nødvendige og slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er behov for dem. Se Datatilsynets grundlæggende principper.

Hvordan undgår I, at et forslag bliver til en beslutning?

Et referat skal bevare forskellen på det, I talte om, og det, I aftalte. I et tænkt møde siger en kunde: “Vi kan måske starte mandag, hvis økonomien godkender det.” Et referat med “Projektet starter mandag” ændrer betydningen.

Giv den, der læser korrektur, fire konkrete ting at kontrollere:

• Er det en beslutning, et forslag eller et åbent spørgsmål?
• Er forbehold og uenigheder bevaret?
• Står den rigtige person på opgaven?
• Er beløb og frister korrekte?

Afprøv løsningen på få, afklarede møder. Mål den samlede tid til referatet, inklusive rettelser. Det er den færdige arbejdsgang, der skal spare tid.

Gør svaret let at finde til næste møde

Når brugen er afklaret, så gem den beslutning, kollegerne skal arbejde efter: hvilke møder den gælder, hvilket værktøj og hvilken konto de skal bruge, hvordan deltagerne informeres, og hvem de spørger ved tvivl.

Det er den sammenhæng, jeg bygger SPOR til at understøtte. Fra et spørgsmål om AI til en afklaret brug, en ansvarlig og et næste skridt, som virksomheden kan finde igen. SPOR er under udvikling. Få besked, når første version er klar.

Typiske fejl, når AI skal skrive mødereferater

• At slå funktionen til, fordi mødesystemet har den, uden at afklare brugen.
• At tro, at GDPR ikke gælder, når lyden ikke gemmes.
• At bruge samme afklaring til alle mødetyper, fx både projektmøder og personalesager.
• At informere deltagerne først under mødet.
• At lade referatet gøre et forbehold til en beslutning.

Hvad kan I gøre nu?

1. Vælg én mødetype, og skriv i én sætning, hvad referatet skal hjælpe med.
2. Besvar de fem afklaringer ovenfor, og få leverandørens svar skriftligt. Spørgsmålene til leverandøren står i Sådan vurderer I en AI-leverandør, før I siger ja.
3. Afprøv på få afklarede møder, og mål den samlede tid inklusive rettelser. Hvordan en afklaring bliver til noget, kollegerne kan overtage, står i fra AI-forsøg til fælles brug.

Ofte stillede spørgsmål om AI-mødereferater

Gælder det også fysiske møder?

Ja, behandling af personoplysninger kan også ske, når en app på en telefon lytter med i mødelokalet. Undersøg den konkrete løsning og mødetype; placeringen af mikrofonen afgør ikke i sig selv, om brugen er i orden.

Er værktøjet sikkert, bare fordi data bliver i EU?

Placering er ét forhold. I skal også undersøge formålet, aftalerne, adgangen og behandlingen. Min anbefaling er at bede om dokumentation for hver af de ting, I bygger jeres beslutning på, frem for at bruge en enkelt leverandørpåstand som samlet godkendelse.

Må en ekstern deltager tage sin egen AI-assistent med?

Behandl det som et spørgsmål, der skal afklares før mødet. Spørg, hvem der står bag assistenten, hvad den behandler, og hvem der modtager resultatet. Jeres egen godkendelse af et værktøj dækker ikke automatisk den eksterne parts konto og brug.

Må AI lytte med på et møde?

Ja, hvis den konkrete brug er afklaret: formål, behandlingsgrundlag, information til deltagerne og aftale med leverandøren. En funktion i mødesystemet er ikke i sig selv en tilladelse.

Skal deltagerne give samtykke til et AI-referat?

Det afhænger af formål, deltagere og deres indbyrdes forhold. Samtykke er ikke det eneste mulige grundlag, men kan nødvendigheden af en optagelse ikke begrundes, er udgangspunktet samtykke. Få grundlaget vurderet for den mødetype, I vil bruge løsningen til. Se Datatilsynets vejledning om optagelse af digitale møder.

Artiklen er generel vejledning til virksomheder. Den konkrete lovlighed afhænger af mødet, oplysningerne og løsningen. De praktiske arbejdsgange er mine anbefalinger; eksemplet er fiktivt. Kildegrundlag gennemgået 7. oktober 2026. Udgivet 7. oktober 2026.