Artikler · AI i hverdagen · Del 3 af 4 · 9 min. læsning

En medarbejder vil bruge et nyt AI-værktøj. Hvordan giver I et ordentligt svar?

“Jeg har fundet noget, der kan spare os en masse tid. Må jeg prøve det?” Medarbejderen sender et link. Værktøjet ser relevant ud, opgaven giver mening, og du vil gerne hjælpe. Men du ved ikke, hvad løsningen gør med jeres oplysninger, eller hvem der egentlig skal sige ja. Du behøver ikke kunne svare på alt selv. Du har brug for en enkel måde at få spørgsmålet afklaret og få medarbejderen videre.

Af Martin Egesø · Udgivet 7. oktober 2026

Kort svar

En intern godkendelse af et AI-værktøj bør gælde en konkret opgave, en bestemt løsning og tydelige rammer for data og brug. Udpeg den, der beslutter, lad relevante kolleger bidrage, og gør ubesvarede spørgsmål til konkrete næste handlinger. Min anbefaling er at give medarbejderen et brugbart svar: hvad de må gøre, hvad der stadig mangler, og hvem de kan spørge.

I artiklen 13 afsnit

Hvad er en godkendelse af et AI-værktøj?
Begynd med opgaven, medarbejderen vil løse
Hvad sker der, hvis nye AI-værktøjer bare bruges eller afvises uden begrundelse?
Fem spørgsmål, der giver jer et første grundlag
Hvem skal sige ja til et AI-værktøj?
Vurder leverandøren ud fra det, I vil bruge løsningen til
Giv et svar, medarbejderen kan handle på
Gem svaret sammen med opgaven
Lad afprøvningen vise, om I får værdi
Når flere medarbejdere begynder at spørge
Typiske fejl, når I godkender AI-værktøjer
Hvad kan I gøre nu?
Ofte stillede spørgsmål om godkendelse af AI-værktøjer

Det vigtigste

Godkend en konkret opgave med en bestemt løsning og tydelige rammer, ikke et værktøjsnavn.
Udpeg, hvem der beslutter, og fordel undersøgelsen efter, hvem der ved hvad.
Brug fem spørgsmål som første grundlag. De er ikke en komplet juridisk vurdering.
Giv et svar, medarbejderen kan handle på: ja, noget mangler, ja med betingelse eller afvist.
Gem svaret sammen med opgaven, så næste kollega kan finde det.

Dette er del 3 af serien AI i virksomhedens hverdag.

Hvad er en godkendelse af et AI-værktøj?

En godkendelse af et AI-værktøj er virksomhedens besluttede svar på, om en bestemt løsning må bruges til en bestemt opgave, med hvilke oplysninger og under hvilke betingelser. Godkendelsen gælder opgaven, ikke værktøjet alene. Ændres opgaven, oplysningerne eller forbindelserne, kan der være brug for en ny vurdering.

Begynd med opgaven, medarbejderen vil løse

Et link til en leverandør fortæller sjældent nok. Bed i stedet medarbejderen vise et eksempel på det arbejde, der skal blive lettere. Brug opdigtet materiale eller materiale, I allerede må anvende til formålet.

Der er stor forskel på disse to ønsker:

Et tænkt eksempel

“Jeg vil prøve et AI-værktøj til tekster.”

Et tænkt eksempel

“Jeg vil lave et første udkast til produktbeskrivelser ud fra oplysninger, vi allerede har offentliggjort. Jeg læser teksten igennem, før den bruges.”

Det andet ønske gør det muligt at stille relevante spørgsmål. Hvilken konto? Hvilke produkttekster? Hvem kontrollerer faktuelle oplysninger? Hvad vil en prøve vise?

Samtalen begynder med det, virksomheden vil opnå. Det gør også en afvisning mere brugbar: Hvis den valgte løsning ikke passer, kan I stadig undersøge andre måder at løse opgaven på.

Hvad sker der, hvis nye AI-værktøjer bare bruges eller afvises uden begrundelse?

Svarer ingen, begynder medarbejderen ofte på egen hånd, og I opdager det først bagefter. Det kaldes ofte skygge-AI. Siger I nej uden begrundelse, forsvinder behovet ikke, og den næste kollega stiller samme spørgsmål. Og siger I ja til et værktøjsnavn, kan det blive læst som en tilladelse til alle opgaver. Et svar med opgave, rammer og næste handling undgår alle tre.

Fem spørgsmål, der giver jer et første grundlag

Brug spørgsmålene nedenfor som en kort start. De er ikke en komplet juridisk eller sikkerhedsmæssig vurdering.

Spørgsmål til medarbejderen	Et svar, I kan arbejde videre med
Hvad vil du have hjælp til?	Første udkast til offentlige produktbeskrivelser
Hvad skal værktøjet have adgang til?	Et udvalgt produktark; ingen adgang til mail eller kundesystem
Hvilken løsning vil du bruge?	Navn, abonnement og virksomhedskonto
Hvad sker der med resultatet?	En fagansvarlig kontrollerer teksten før publicering
Hvordan undersøger vi, om det hjælper?	Sammenlign arbejdstid og rettelser på nogle få produkter

Svarene er et tænkt eksempel. Jeres opgave kan kræve andre afklaringer.

Spørg også, om medarbejderen allerede har oprettet en konto eller lagt materiale ind. Det hjælper jer med at få et retvisende billede og tage hånd om eventuelle fejl. Hold samtalen konkret, så det er let at fortælle, hvad der er sket.

Datatilsynet anbefaler, at arbejdspladser fastlægger rammer for medarbejdernes brug af generative AI-værktøjer. Tilsynet fremhæver risikoen ved, at ansatte lægger arbejdsrelaterede personoplysninger ind uden arbejdspladsens viden eller tilladelse. Se Forhold dig til AI-værktøjer.

Hvem skal sige ja til et AI-værktøj?

Ledelsen bør udpege, hvem der har mandat til at træffe beslutningen. Den person behøver ikke selv undersøge alle detaljer. Fordel arbejdet efter, hvem der ved noget om opgaven:

Medarbejderen beskriver behovet og viser et eksempel.
Den fagansvarlige vurderer, om resultatet er brugbart, og hvordan det skal kontrolleres.
IT eller jeres leverandør hjælper med konti, adgang, forbindelser og sikkerhed.
Den, der hjælper jer med persondata og jura, vurderer relevante regler og aftaler.
Beslutningsansvarlig samler grundlaget og fastlægger den tilladte brug.

I en mindre virksomhed kan flere roller ligge hos samme person. Det væsentlige er, at en opgave har en modtager, og at nogen ved, hvornår de skal hente hjælp.

Hvis løsningen involverer eksempelvis vurdering af jobansøgere, omfattende følsomme oplysninger eller væsentlige automatiske beslutninger om mennesker, bør I få en specialist ind tidligt. En konsekvensanalyse efter GDPR er nødvendig ved behandling, som sandsynligvis indebærer høj risiko for personers rettigheder; behovet skal vurderes konkret. Se Datatilsynets vejledning om konsekvensanalyse.

Vurder leverandøren ud fra det, I vil bruge løsningen til

Når opgaven er tydelig, bliver det lettere at undersøge værktøjet. I kan bede om svar på præcis de spørgsmål, jeres brug rejser: Hvad gemmes? Hvem modtager oplysningerne? Hvilke rettigheder kræver en forbindelse til mail eller dokumenter? Kan kontoen styres af virksomheden?

Hvis leverandøren behandler personoplysninger på jeres vegne, skal I afklare databehandlerforholdet og aftalen. Et abonnement købt med firmakort er ikke i sig selv den afklaring. Se Datatilsynets vejledning om dataansvar og databehandlere.

Brug den mere detaljerede guide til vurdering af AI-leverandører, når I skal undersøge vilkår, databehandling og dokumentation. Denne artikel handler om at få selve beslutningen til at fungere i hverdagen.

Giv et svar, medarbejderen kan handle på

“Det ser fint ud” efterlader meget til fortolkning. Her er fire eksempler på mere brugbare svar. De er forslag til jeres interne kommunikation, ikke juridiske kategorier.

Situation	Et konkret svar
Brugen er afklaret	“Ja, du må bruge virksomhedskontoen til udkast ud fra de offentlige produktdata. Fagansvarlig godkender teksten før publicering.”
En nødvendig oplysning mangler	“Vi mangler svar på, om materialet bruges til modeltræning. Sofie undersøger det og giver dig status torsdag. Vent med at lægge materialet ind.”
En betingelse gælder under brugen	“Ja, til denne opgave. Kundedata må ikke indgå, og resultatet skal kontrolleres før brug.”
Den ønskede brug er afvist	“Denne løsning må ikke få adgang til kundemappen. Vi undersøger, om opgaven kan løses i det værktøj, I allerede har.”

En betingelse skal beskrive rammerne for tilladt brug. Hvis I mangler et nødvendigt grundlag, bør svaret være, at brugen endnu ikke er afklaret. Et “ja, hvis nogen senere undersøger det” gør det svært for medarbejderen at vide, om de må starte.

Gem svaret sammen med opgaven

Forestil dig, at marketing får lov til at bruge et tekstværktøj til offentligt materiale. Ugen efter vil salg bruge det til kundemails. Senere vil HR bruge det til ansøgninger.

Hvis jeres oversigt kun siger “Tekstværktøj: godkendt”, kan de tre afdelinger læse det som samme tilladelse. Gem derfor anvendelsen sammen med beslutningen.

En kort registrering kan indeholde:

Eksempel på en kort registrering

Opgave: Hvad må værktøjet bruges til?

Løsning: Hvilket værktøj, abonnement og hvilken konto?

Oplysninger: Hvad må indgå, og hvad må ikke?

Beslutning: Hvad er besluttet, af hvem og hvornår?

Grundlag: Hvor ligger de relevante vurderinger og aftaler?

Næste handling: Hvad skal ske, hvem gør det, og hvornår følger I op?

Det giver næste kollega mulighed for at finde et svar uden at begynde forfra. Det hjælper også den ansvarlige, når nogen foreslår en ny opgave i et værktøj, virksomheden allerede kender.

Lad afprøvningen vise, om I får værdi

Når den konkrete brug er afklaret, så aftal en lille prøve med et tydeligt resultat. En kort periode eller få opgaver kan være nok til at opdage, hvor der stadig er friktion.

Se på hele opgaven: forberedelse, AI-arbejde, kontrol og færdiggørelse. Får medarbejderen faktisk mere tid? Bliver kvaliteten bedre? Kommer der ekstra arbejde hos den kollega, der skal rette resultatet?

Aftal, hvem der samler erfaringerne og tager stilling til fortsættelsen. Et nyttigt værktøj skal have en vej videre. Et værktøj, der ikke hjælper nok, skal være let at stoppe med.

Når flere medarbejdere begynder at spørge

Det første spørgsmål kan I håndtere i en mail. Behovet ændrer sig, når flere kolleger spørger, nye anvendelser kommer til, og tidligere beslutninger skal findes og forklares.

Jeg bygger SPOR til den hverdag: at samle brugen, ansvaret, beslutningen og næste handling, så et spørgsmål kan bringes videre. Retningen er, at afklaringen også skal hjælpe medarbejderen med at forstå den tilladte brug. SPOR er under udvikling. Få besked, når første version er klar.

Typiske fejl, når I godkender AI-værktøjer

At godkende værktøjets navn i stedet for en konkret opgave.
At svare ja, hvis nogen senere undersøger det.
At lade ét svar i et mailspor være den eneste registrering.
At glemme at spørge, om medarbejderen allerede har oprettet en konto eller lagt materiale ind.
At godkende uden en dato for at se på brugen igen.

Hvad kan I gøre nu?

Bed medarbejderen beskrive opgaven med et konkret eksempel, og spørg, om der allerede er oprettet en konto eller lagt materiale ind.
Brug de fem spørgsmål, og vælg en af de fire svartyper. Til en hurtig vurdering kan I bruge Sådan risikovurderer I AI uden at være ekspert.
Registrér opgave, løsning, oplysninger, beslutning, grundlag og næste handling. Hvordan I fordeler ansvaret mellem den ansvarlige og afdelingen, står i AI i virksomheden: frihed med fælles rammer.

Ofte stillede spørgsmål om godkendelse af AI-værktøjer

Skal vi godkende hver eneste prompt?

Min anbefaling er at afklare genkendelige opgaver med tydelige rammer. En medarbejder bør kunne arbejde selvstændigt inden for dem. Nye oplysninger, forbindelser eller formål kan være anledning til en ny vurdering.

Kan vi bruge en gratis prøveperiode?

Prøveperioden fortæller noget om prisen, ikke om den tilladte databehandling. Begynd gerne med opdigtet materiale, og undersøg vilkårene, før I afprøver løsningen på virksomhedens faktiske oplysninger.

Er en godkendelse permanent?

Det bør den ikke være uden opfølgning. Beskriv, hvornår I ser på brugen igen, og hvilke ændringer der skal tages op før da. Se også Hvornår bør I vurdere et AI-værktøj igen?.

Hvem skal godkende et AI-værktøj i en virksomhed?

Ledelsen bør udpege en person med mandat til at træffe beslutningen. Medarbejderen, den fagansvarlige, IT og den, der hjælper med persondata, bidrager hver med deres del. I en mindre virksomhed kan flere roller ligge hos samme person.

Hvordan godkender vi et nyt AI-værktøj trin for trin?

Beskriv opgaven med et eksempel, afklar oplysninger og løsning, få leverandørens vilkår undersøgt, giv medarbejderen et konkret svar, og gem beslutningen sammen med opgaven og en dato for næste gennemgang.

Om forfatteren

Martin Egesø er rådgiver og udvikler. Han hjælper virksomheder med at få mere ud af deres systemer og AI-værktøjer og bygger nye løsninger, når standarden ikke passer, med styr på brug, data og ansvar. Han driver MLE Gruppo ApS i Randers.

Mere om Martin

Arbejdsgangen og eksemplerne er mine anbefalinger til intern organisering. De erstatter ikke en konkret vurdering af jeres anvendelse, aftaler og relevante regler. Kildegrundlag gennemgået 7. oktober 2026. Udgivet 7. oktober 2026.