Hvad koster manuel administration egentlig? Sådan regner I business casen på automatisering

I artiklen 9 afsnit

1. Hvad koster manuel administration?
2. Hvilke skjulte omkostninger skal med?
3. Hvad koster selve automatiseringen?
4. Hvordan regner I tilbagebetalingstiden?
5. Et illustrativt eksempel: hvor det betaler sig
6. Hvornår kan automatisering ikke betale sig?
7. Hvad skal I huske, før I beslutter?
8. Hvad kan I gøre nu?
9. Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster manuel administration?

Manuel administration er arbejde, som medarbejdere udfører i hånden, og som et system kunne udføre efter faste regler, fx at taste ordrer, flytte data, sende status eller kontrollere dokumenter. Grundregnestykket er:

antal udførelser × minutter pr. udførelse × timeomkostning

Timeomkostningen er, hvad en arbejdstime koster virksomheden. Den er højere end lønnen alene, fordi der følger udgifter med en medarbejder. Spørg jeres økonomifunktion, og brug samme tal hver gang.

Med hooket fra indledningen er det 7 minutter × 80 gange om ugen = 560 minutter, eller godt 9 timer om ugen. Hvordan I finder antal og minutter, står i artiklen om at kortlægge en arbejdsgang. Den artikel regner kun tiden. Her regner vi hele business casen.

Hvilke skjulte omkostninger skal med?

Tiden er sjældent hele regningen. Fire poster kommer oven i, men de skal kun med, hvis I kan begrunde tallet:

• Fejl: antal fejl × tid til at rette × timeomkostning. Kreditnotaer og utilfredse kunder hører også hjemme her.
• Genarbejde: opgaver, der skal gøres om, fordi første forsøg ikke var godt nok.
• Ventetid: tiden, hvor en kunde eller en kollega venter. Den er svær at sætte kroner på, så den kan stå som en note.
• Skalering: Hvad sker der med tiden, hvis volumen fordobles? Hvis den fordobles, vokser udgiften med.

Tæl hellere for lidt med end for meget. En business case, hvor hvert tal kan forklares, holder bedre end en, hvor hver post er et skøn.

Hvad koster selve automatiseringen?

En automatisering har sin egen pris, og den består af fire poster. Den, der oftest glemmes, er den sidste:

• Licens: abonnementer på de værktøjer, løsningen bruger.
• Udvikling: engangsudgiften til at opsætte, bygge og teste løsningen.
• Drift: løbende udgifter som hosting, forbrug og tiden til at holde øje med fejl.
• Vedligehold: rettelser, når et system ændres, en leverandør ændrer vilkår, eller processen ændrer sig.

Hvad der driver prisen på egne løsninger, står i artiklen om skræddersyet software med AI. Beskriv arbejdsgangen for den, der skal levere løsningen, og bed om en pris fordelt på de fire poster.

Hvordan regner I tilbagebetalingstiden?

Regnestykket har tre lag. Det er min egen måde at strukturere det på, ikke en standard: først gevinsten nu, så tillæggene, og til sidst prisen for løsningen. Tre størrelser afgør beslutningen:

Tilbagebetalingstid er den tid, der går, før gevinsten har betalt engangsudgiften. Skæringspunktet er det antal udførelser pr. år, hvor automatisering begynder at betale sig.

Et illustrativt eksempel: hvor det betaler sig

Opgaven fra indledningen: 7 minutter, 80 gange om ugen, 46 arbejdsuger om året og en timeomkostning på 400 kr. Antag, at automatiseringen fjerner 80 % af arbejdet, mens resten er afvigelser, et menneske tager. Antag en engangsudgift på 60.000 kr. og 22.000 kr. om året i drift og vedligehold.

Fejl og genarbejde er ikke regnet med. Hvis I fx rettede 4 fejl om ugen på 30 minutter hver, ville det i eksemplet være 92 timer, eller 36.800 kr. om året. Start uden dem, og tag dem med, når I kan dokumentere dem.

Hvornår kan automatisering ikke betale sig?

Her koster drift og vedligehold mere end gevinsten, så løsningen betaler sig aldrig, uanset hvad udviklingen koster. Skæringspunktet viser, hvor grænsen går. Hver sparet udførelse er i eksemplet 7 minutter × 80 % × 400 kr. ÷ 60 ≈ 37 kr. Skal drift og vedligehold på 22.000 kr. alene dækkes, kræver det cirka 590 udførelser om året, eller omkring 13 om ugen. Fordeler I udviklingen på 60.000 kr. over tre år, bliver det 42.000 kr. om året og cirka 1.125 udførelser, eller omkring 24 om ugen. Antallet af år er også et valg, I selv træffer.

Udover tallene er der grunde til at lade være:

• Processen ændrer sig tit. Så skal løsningen rettes hver gang, og vedligeholdet æder gevinsten.
• Mange undtagelser. Hvis et menneske alligevel skal vurdere hver sag, er der lidt at spare.
• Ingen ejer løsningen. En automatisering uden ejer går i stå, første gang et system ændres.
• Volumen er lav og stabil. Så kan det være bedre at forenkle trinnet eller beholde det manuelt. Samme logik gælder for integrationer.

Hvad skal I huske, før I beslutter?

• Sparet tid er ikke sparede penge. Gevinsten opstår, når tiden bruges på noget, der giver værdi, eller når I undgår at ansætte. Skriv i business casen, hvad tiden skal bruges til.
• 80 % er en antagelse. Mål på en lille første version, og juster tallet bagefter.
• Start småt. En lille første version viser, om regnestykket holder, før I bygger det hele.

Når I har besluttet at automatisere, bør tre ting kunne findes igen: Hvilke antagelser lå bag beslutningen? Hvem ejer løsningen? Og hvem tjekker efter et halvt år, om gevinsten faktisk blev til noget? Det er den del, SPOR er bygget til: beslutninger, ejer og review-opgaver ét sted. SPOR laver ikke jeres business case, men holder styr på den bagefter. Se SPOR.

Hvad kan I gøre nu?

Udfyld seks felter for én opgave:

1. Hvilken opgave er det, og hvor mange gange pr. uge udføres den?
2. Hvor mange minutter tager den hver gang?
3. Hvad er jeres timeomkostning? Spørg økonomi.
4. Hvor mange fejl og genarbejde giver den?
5. Hvad koster en løsning i licens, udvikling, drift og vedligehold?
6. Hvad er tilbagebetalingstiden, og hvad er jeres grænse?

Kort sagt: Regn på opgaven, før I vælger teknologi. Er gevinsten stor nok, har I en business case. Er den for lille, har I sparet en udgift. Har I tallene, men er i tvivl, så send arbejdsgangen og volumen.

Næste skridt: Se, om arbejdet handler om data, der flyttes mellem systemer. Læs Fra Excel og copy/paste til sammenhængende systemer: hvornår giver en integration mening?.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan regner man timeomkostning ud?

Timeomkostningen er, hvad en arbejdstime koster virksomheden, ikke kun lønnen. Den omfatter også de udgifter, der følger med en medarbejder. Spørg jeres økonomifunktion eller revisor, og brug samme tal i alle regnestykker. Tallet på 400 kr. i artiklens eksempler er et eksempel.

Hvor lang må tilbagebetalingstiden være?

Det er en beslutning, virksomheden selv tager. Nogle vil have en løsning tjent hjem på et år, andre accepterer længere, hvis processen er vigtig. Vælg grænsen, før I regner, så tallet ikke bliver tilpasset resultatet.

Skal fejl og ventetid med i regnestykket?

Kun hvis I kan begrunde tallet. Start med tid, og læg fejl og genarbejde til, hvis I har tal for dem. Ventetid, der rammer kunder, kan stå som en kvalitativ note, hvis den ikke kan regnes om til kroner.

Hvad hvis vi ikke kender tallene?

Mål i en uge. Notér, hvor mange gange opgaven udføres, og hvor lang tid den tager, så er antal og minutter ikke et gæt. Priser på løsningen får I ved at beskrive arbejdsgangen for en leverandør eller udvikler.

Artiklen er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Udgivet 3. oktober 2026.