Artikler · Egne systemer med AI · 11 min. læsning
Skræddersyet software med AI: hvornår betaler det sig?
Mange virksomheder har en proces, hvor standardsystemerne ikke helt slår til, og hvor medarbejderne holder det hele sammen med regneark, kopier og sæt ind. Skræddersyet software med AI kan fjerne en del af det arbejde, men det er ikke altid den rigtige løsning. Her er, hvordan I vurderer, om det betaler sig hos jer.
Af Martin Egesø · Udgivet
Kort svar
Skræddersyet software med AI betaler sig typisk, når processen er kernen i jeres forretning, når medarbejdere bruger meget tid på at flytte data mellem systemer, og når standardværktøjer kræver workarounds. Det kræver et afgrænset problem, brugbare data, en ejer og en plan for drift. Start med en lille første version, og mål effekten.
I artiklen 8 afsnit
Det vigtigste
- Byg kun, hvor processen er vigtig for jer og standarden ikke passer. Alt andet køber I.
- AI er sjældent hele løsningen. Den løser typisk nogle få skridt i en proces, som almindelig software binder sammen.
- Et klart afgrænset problem, data og en ejer er vigtigere end teknologien.
- Tænk persondata og AI-forordningen ind fra start. Det er lettere end at rette bagefter.
- Vurdér de samlede omkostninger over flere år, ikke kun udviklingen.
Hvornår betaler skræddersyet software sig?
Skræddersyet software betaler sig, når en vigtig proces koster jer meget manuelt arbejde, fordi standardsystemerne ikke passer til den måde, I arbejder på. Skræddersyet software, eller specialudviklet software, er et system bygget til jeres proces i stedet for en færdig pakke, som mange virksomheder deler. Med AI indbygget kan systemet også hjælpe med opgaver, der før krævede et menneske, fx at læse en mail, udtrække oplysninger fra et dokument eller skrive et første udkast.
Der er fire tegn, der går igen:
- Processen er kernen i forretningen. Her er det en ulempe at arbejde præcis som alle andre.
- Der er mange manuelle skridt mellem systemer. Oplysninger tastes ind to eller tre steder, kopieres fra mail til system eller samles i et regneark hver uge.
- Data ligger spredt. Svaret på et simpelt spørgsmål kræver, at nogen slår op i flere systemer og stykker det sammen.
- Standarden kræver workarounds. I har tilpasset jeres arbejde til systemet, og der findes lister og makroer, som kun én person forstår.
Omvendt er standard ofte bedre, når processen ligner alle andres, fx løn, bogføring eller almindelig mail. Brug tabellen som en hurtig test:
| Tegn på, at egen software kan betale sig | Tegn på, at standard er bedre |
|---|---|
| Processen er det, der gør jer forskellige fra konkurrenterne | Processen er den samme som i de fleste virksomheder |
| Medarbejdere flytter data manuelt mellem systemer hver dag | Et færdigt system dækker behovet med lidt opsætning |
| Samme opgave gentages mange gange med små variationer | Opgaven kommer sjældent, eller den er forskellig hver gang |
| I har brugt tid på at tilpasse standarden, og det virker stadig ikke | I har ikke prøvet at bruge de funktioner, I allerede betaler for |
| Der er en klar ejer, som kan prioritere og teste | Ingen har tid til at eje løsningen efter lanceringen |
| Data findes, men ligger spredt i flere systemer | Data findes ikke, eller ingen ved, hvor de er |
| Volumen vokser, og det kan ikke løses med flere hænder | Volumen er lille og stabil |
Står de fleste af jeres svar i højre kolonne, er det sjældent den rigtige investering at bygge. Står de i venstre, er det værd at regne på. Hele valget mellem at købe, tilpasse og bygge gennemgår jeg i Købe, tilpasse eller bygge en AI-løsning.
Hvad kræver specialudviklet software med AI?
Specialudviklet software med AI kræver fire ting, før der skrives en linje kode: et afgrænset problem, data, en ejer og en plan for drift.
- Et klart afgrænset problem. "Vi vil bruge AI" er ikke et problem. "Ordrer kommer på mail i forskellige formater og tastes ind i hånden" er. Beskriv, hvor processen starter og slutter, og hvad der skal være anderledes.
- Data. AI-delen er aldrig bedre end de data, den får. Hvor ligger oplysningerne, hvem har adgang, og er de gode nok til formålet? Ofte er det en stor del af arbejdet at få data samlet og ryddet op.
- En ejer. Én person i forretningen skal eje løsningen. Ejeren kender processen, prioriterer og tester.
- Drift og vedligehold. Software skal passes: opdateringer, sikkerhed, overvågning og ændringer. AI-delen kræver også løbende opfølgning, fordi svarene kan ændre sig, når modeller eller data ændrer sig.
AI er sjældent hele løsningen. Den løser typisk nogle få skridt, fx at forstå en tekst eller foreslå en kategori, mens almindelig software henter data, viser dem og sender resultatet videre. En del af gevinsten ligger tit i den almindelige del: færre steder at taste og ét sted at se tingene. Mit råd er at bygge på velkendte, udbredte platforme, så løsningen kan drives og videreudvikles uden at afhænge af særlige værktøjer.
Tænk persondata og AI-forordningen ind fra start
Krav til persondata og AI skal med i designet fra første dag, fordi det er lettere end at bygge om bagefter. Når I får bygget noget selv, er det jer, der beslutter, hvordan data behandles.
Persondata. Databeskyttelsesreglerne kræver databeskyttelse gennem design: I skal tænke beskyttelsen ind fra det tidspunkt, hvor I fastlægger, hvordan behandlingen skal foregå, fx når I får et nyt it-system (Datatilsynet, set 2026). I praksis betyder det at bruge så få persondata som muligt, give adgang efter behov og aftale, hvad der sker med data hos de tjenester, systemet bruger. Tjek i jeres aftale med AI-leverandøren, om data gemmes, og om de bruges til træning.
AI-forordningen (EU's regler for kunstig intelligens) kan give jer en anden rolle, når I bygger selv. Forordningen regner den, der får et AI-system udviklet og tager det i brug under eget navn, som udbyder, også når det er til eget brug (AI-forordningen, artikel 3, 2024). Hvad det betyder, afhænger af, hvad systemet gør. Tre spørgsmål er værd at stille tidligt:
- Taler systemet direkte med mennesker? Så skal folk som udgangspunkt have at vide, at de har med et AI-system at gøre, medmindre det er åbenlyst (AI-forordningen, artikel 50, 2024).
- Bruges det til noget, der kan være højrisiko, fx rekruttering eller vurdering af medarbejdere? Så gælder der særlige krav. Efter ændringen i 2026 gælder de for anvendelser som disse fra 2. december 2027 (Europa-Kommissionen, 2026). Se mere i Hvornår er jeres brug af AI højrisiko.
- Kender brugerne systemet godt nok? Både udbydere og virksomheder, der bruger AI-systemer, skal træffe foranstaltninger, der støtter udviklingen af AI-færdigheder hos personalet og andre, der bruger systemerne på deres vegne (artikel 4, som ændret i 2026). Læs mere om AI-færdigheder efter artikel 4.
De fleste interne systemer, der fx læser dokumenter eller skriver udkast, er ikke højrisiko. Men det er en vurdering, I skal lave for det konkrete system, og den er nemmest at lave, før systemet er bygget.
Start med en lille første version
Start med den mindste version, der løser en reel del af problemet, og mål, om den gør en forskel. Den skal kunne én ting godt nok til, at medarbejderne bruger den i det daglige arbejde.
Sådan gør I:
- Vælg ét flow. Fx én type dokument, én kundegruppe eller ét team. Lad resten køre som i dag.
- Mål udgangspunktet, før I bygger. Hvor lang tid tager en sag i dag? Hvor mange sager er der? Hvor ofte skal noget rettes? Uden et udgangspunkt kan I ikke vise en forskel.
- Hold et menneske i løkken. Lad AI foreslå, og lad en medarbejder godkende. Det giver sikkerhed og viser, hvor ofte AI rammer rigtigt.
- Aftal, hvornår I vurderer. Fx efter nogle uger i drift. Så beslutter I, om løsningen skal udvides, justeres eller stoppes.
Et tænkt eksempel
En grossist får ordrer på mail som vedhæftede filer i mange formater. En medarbejder i ordrekontoret taster dem ind i ordresystemet. Den første version læser kun ordrer fra de største kunder, udfylder et udkast i ordresystemet og beder medarbejderen godkende. Før start måler ordrekontoret tid pr. ordre og antal rettelser i en periode. Efter samme periode i drift sammenligner de og beslutter, om flere kunder skal med.
Hvad driver prisen på skræddersyet software?
Prisen på skræddersyet software drives typisk mest af omfang, integrationer og krav til kvalitet, ikke af AI-delen i sig selv. Derfor er det svært at give en pris uden at kende opgaven.
De vigtigste omkostningsdrivere er:
- Omfang: antal skærmbilleder, brugertyper, regler og undtagelser. Undtagelserne koster ofte mere end hovedreglen.
- Integrationer: hvor mange systemer løsningen skal tale med, og hvor let de er at koble på. Gamle systemer uden gode muligheder for integration koster mere.
- Datakvalitet: hvor meget data skal samles, renses eller struktureres, før løsningen kan bruge dem.
- Krav til nøjagtighed og sikkerhed: jo større konsekvens en fejl har, jo mere test og kontrol. Persondata kræver adgangsstyring, logning og dokumentation.
- AI-forbrug: mange AI-tjenester afregnes efter forbrug, så omkostningen følger jeres volumen. Tjek leverandørens aktuelle vilkår.
- Drift og vedligehold: en løbende udgift, så længe systemet er i brug.
- Jeres egen tid: ejerens og medarbejdernes tid til afklaring, test og oplæring.
Sådan vurderer I, om det betaler sig
Skræddersyet software betaler sig, når gevinsten over de år, I bruger systemet, er større end de samlede omkostninger i samme periode. Regn på fire ting:
- Tid sparet: tid pr. sag før og efter, gange antal sager. Og hvad bruges den frigjorte tid til?
- Færre fejl: hvad koster en fejl i dag i rettelser, kreditnotaer eller utilfredse kunder?
- Skalering: kan I klare mere volumen uden at ansætte i samme takt?
- Samlede omkostninger over tid: udvikling plus drift, vedligehold, AI-forbrug og jeres egen tid.
Sammenlign med alternativet. Det er ikke gratis at lade være: licenser til standardsystemer, workarounds og manuelt arbejde koster også hvert år. Skemaet her kan bruges som regneark:
| Post | Hvad I skønner eller måler | Hvor tallet kommer fra |
|---|---|---|
| Tid pr. sag i dag | Minutter pr. sag | Måling i en periode |
| Antal sager | Pr. måned eller år | Jeres systemer |
| Tid pr. sag med løsningen | Minutter pr. sag | Måling på første version |
| Fejl og rettelser | Antal og omkostning pr. fejl | Reklamationer, kreditnotaer, rettelser |
| Udvikling | Engangsbeløb | Tilbud |
| Drift, vedligehold og AI-forbrug | Pr. år | Tilbud og leverandørens vilkår |
| Intern tid | Timer til ejer, test og oplæring | Jeres eget skøn |
| Alternativet | Licenser og manuelt arbejde pr. år | Nuværende udgifter |
Vær ærlig i skønnene. Går regnestykket kun op, når alt går perfekt, skal første version være mindre, eller også er standard bedre.
Kan I gøre det selv?
Ja, meget af forarbejdet kan I klare selv. De fleste kan selv beskrive processen, måle udgangspunktet, finde de fire tegn og udfylde skemaet ovenfor. Har I selv udviklere, kan I også bygge selv. Så er det vigtigste at sikre en ejer, en plan for drift og dokumentation. Start gerne med at få overblik over jeres AI-brug, så I ved, hvad I allerede har.
Hjælp udefra giver mening, når løsningen skal tale med mange systemer, når der indgår persondata, når I er i tvivl om kravene, eller når ingen internt har tid til at drive projektet. Den giver også mening, når I har brug for et system, der passer til jeres proces, og ingen standard gør det. Så kan I læse om, hvordan jeg arbejder med egne systemer med AI.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad koster skræddersyet software?
Det afhænger af omfang, antal integrationer, datakvalitet og krav til nøjagtighed og sikkerhed. Derfor er en fast pris uden en afklaring sjældent meget værd. Bed om et tilbud på en afgrænset første version, og spørg samtidig til de løbende udgifter til drift, vedligehold og AI-forbrug.
Hvor lang tid tager det at få udviklet et system?
Det afhænger af omfang, integrationer og hvor klar data er, så det kan ikke siges generelt. Bed om et estimat på en afgrænset første version, der kan tages i brug og måles, før I bygger videre.
Hvad er forskellen på skræddersyet software og standardsoftware?
Standardsoftware er et færdigt produkt, som mange virksomheder bruger på samme måde, og som I tilpasser jer. Skræddersyet software er bygget til jeres proces og tilpasser sig jer.
Hvem ejer softwaren, når den er specialudviklet?
Det afhænger af jeres aftale med den, der udvikler. Afklar før start, hvem der har rettighederne til koden, at I har adgang til kode og data, og at der er dokumentation nok til, at andre kan overtage. Det gør jer mindre afhængige af én leverandør.
Skal software med AI til virksomheder følge AI-forordningen?
Ja, AI-forordningen gælder også for AI-systemer, som virksomheder får bygget til eget brug, men kravene afhænger af, hvad systemet gør. For mange interne systemer handler det især om AI-færdigheder og om gennemsigtighed efter artikel 50, fx at folk får at vide, at de taler med et AI-system. Bruges systemet til fx rekruttering, skal I se nærmere på reglerne om højrisiko.
Om forfatteren
Martin Egesø er rådgiver og udvikler. Han hjælper virksomheder med at få mere ud af deres systemer og AI-værktøjer og bygger nye løsninger, når standarden ikke passer, med styr på brug, data og ansvar. Han driver MLE Gruppo ApS i Randers.
Mere om MartinArtiklen er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Udgivet .