Indførelse af nyt system: sådan får I brugerne til at bruge det

I artiklen 8 afsnit

1. Hvad vil det sige at indføre et system?
2. Fire trin fra første dag til vane
3. Hvad skal I sige først?
4. Hvad gør I de første uger?
5. Hvad sker der, hvis I springer det over?
6. Hvordan kan jeg hjælpe?
7. Hvad kan I gøre nu?
8. Ofte stillede spørgsmål

Hvad vil det sige at indføre et system?

At indføre et system betyder at få det taget i brug i det daglige arbejde, så det erstatter den gamle måde. Det er mere end træning: Det handler om, at brugerne ved hvorfor, har prøvet det og ved, hvor de kan få hjælp. Er systemet bygget til jer, så starter indførelsen allerede i udviklingsforløbet, hvor de rigtige brugere prøver første version.

Fire trin fra første dag til vane

Modellen hedder Fire trin fra første dag til vane. Den er min egen, ikke en standard. Tabellen viser trinene og det ene krav, der skal være opfyldt, før I går videre.

Det kan lyde som mange trin til et lille system, men for et lille system tager hvert trin kort tid. Det vigtigste er, at I ikke springer trin 2 over: De, der skal bruge systemet, skal have prøvet det, før alle andre skal.

Hvad skal I sige først?

Begynd med, hvad der bliver lettere for den enkelte, ikke med, hvad systemet kan. Sig også, hvad der bliver anderledes, og hvornår det gamle stopper. Det skaber ro og viser, at ændringen er tænkt igennem. Er I ikke sikre på, hvad arbejdsgangen er i dag, så start med at kortlægge den.

Hvad gør I de første uger?

De første uger afgør, om systemet bliver en vane. Tre ting hjælper:

• En person at spørge. Én, der kan svare hurtigt, og som brugerne kender.
• En kort vejledning. En side med de tre vigtigste opgaver, ikke en manual.
• Et sted at give feedback. Brugerne skal kunne sige, hvad der driller, og se, at det bliver rettet.

Bruger I AI i systemet, så sig også, hvad medarbejderne må sende til det. Se AI-politik i virksomheden og Copilot til virksomheder for et eksempel på en indførelse med piloten som første trin.

Hvad sker der, hvis I springer det over?

Hvis I springer indførelsen over, finder brugerne deres egne omveje: et regneark ved siden af, en mail til en kollega i stedet for systemet. Så har I både det nye og det gamle, og ingen ved, hvilket der er rigtigt. Systemet bliver ikke brugt, og investeringen giver mindre, end den skulle. Se også hvad der skal leve videre efter go-live.

Hvordan kan jeg hjælpe?

Brugerne er med fra start, og jeg lader de rigtige brugere prøve løsningen, før den rulles ud. Se mine systemer og løsninger. Jeg giver ikke juridisk rådgivning og garanterer ikke compliance.

Hvad kan I gøre nu?

Gør dette:

1. Skriv med egne ord, hvad der bliver lettere for brugerne.
2. Vælg to til tre brugere til at prøve det først.
3. Udpeg én person, der kan svare på spørgsmål de første uger.
4. Sæt en dato for opfølgning: Hvad bruges, og hvad driller?

Vil I vide, om det nye system giver værdi, så læs Hvordan måler I, om en løsning giver værdi efter go-live?.

Skal samtalen om brugen tages med en kollega, så læs Hvordan siger man til en kollega, at de bruger ChatGPT?.

Kort sagt: Forklar, prøv, støt og følg op. Systemet er først indført, når brugerne vælger det.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan får jeg medarbejdere til at bruge et nyt system?

Forklar, hvad der bliver lettere for dem selv, lad nogle få prøve det først, giv en person at spørge i de første uger, og følg op på, hvad der bruges, og hvad der driller. Pres alene virker sjældent.

Hvornår skal brugerne involveres?

Fra starten. Dem, der udfører arbejdet, ved, hvor tiden går, og hvad der er svært. Inddrag dem, når I beskriver behovet, og lad nogle få prøve første version, før den rulles ud til alle.

Hvad gør jeg, hvis medarbejderne ikke bruger systemet?

Spørg, hvorfor. Ofte er det fordi systemet ikke passer til arbejdsgangen, fordi de ikke ved, hvordan det bruges, eller fordi det gamle stadig virker. Ret det, der driller, før I kræver mere.

Hvor lang tid tager en indførelse?

Det afhænger af, hvor mange der bruger det, og hvor meget arbejdsgangen ændres. Planlæg i stedet i trin: forklar, prøv, støt og følg op, og vælg ikke en slutdato, før I har set, hvordan første gruppe klarer sig.

Artiklen er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Udgivet 3. oktober 2026.