Handelsbetingelser.

1. Parter og anvendelsesområde

1.1 Disse betingelser gælder mellem MLE Gruppo ApS, CVR 43684957, Ankomstsporet 8, 8930 Randers NØ («SPOR» eller «leverandøren»), og den virksomhed, der opretter en arbejdsplads i SPOR («kunden»).

1.2 SPOR sælges udelukkende til virksomheder og andre erhvervsdrivende, der handler som led i deres erhverv (erhverv-til-erhverv). Forbrugere kan ikke indgå aftale, og SPOR er ikke beregnet eller markedsført til forbrugere. Ved oprettelsen oplyser kunden virksomhedens navn, land og CVR-nummer (eller tilsvarende virksomhedsnummer, hvis virksomheden er udenlandsk) og bekræfter, at virksomheden handler som led i sit erhverv. Viser det sig, at kunden alligevel handler som forbruger, kan SPOR opsige aftalen med øjeblikkelig virkning og refundere forudbetalt abonnement for den periode, der ikke er leveret.

1.3 Den, der underskriver, erklærer at have bemyndigelse til at indgå aftalen på kundens vegne (punkt 22) og at oplysningerne om virksomheden er korrekte.

2. Aftalegrundlag og rangorden

2.1 Aftalen består af (i) disse betingelser, (ii) databehandleraftalen mellem kunden og SPOR med bilag, (iii) de bestillingsoplysninger, kunden har givet i SPOR eller ved betaling, og (iv) de produktbeskrivelser, der står i SPOR.

2.2 Ved modstrid gælder databehandleraftalen forud for disse betingelser for spørgsmål om behandling af personoplysninger, og disse betingelser gælder forud for produktbeskrivelser. Kundens egne indkøbs- eller handelsbetingelser gælder ikke.

3. Ydelsen

3.1 SPOR er et softwareværktøj, hvor kunden kan dokumentere og følge op på sine AI-systemer og egenudviklede software: registre, vurderinger, opgaver, beslutninger, dokumentation, politikker, hændelser og rapporter. Den præcise funktionalitet fremgår af SPOR på tidspunktet for kundens brug. SPOR kan omfatte «TheOffice», hvor AI-medarbejdere udfører opgaver efter kundens instruks (punkt 12).

3.1a SPOR leveres som kundens egen installation på kundens egne konti hos tredjeparter, som SPOR opsætter, driver og opdaterer efter denne aftale (punkt 5.6).

3.2 SPOR er ikke juridisk rådgivning, revision, certificering eller en godkendelse. Intet i SPOR, herunder en afkrydsning, en status eller en rapport, er bevis for, at kunden overholder GDPR, AI-forordningen eller anden lovgivning. Ansvaret for, at kunden lever op til lovgivning og egne forpligtelser, ligger hos kunden.

3.3 SPOR videreudvikler produktet løbende og kan ændre, tilføje eller fjerne funktioner. Fjernes en væsentlig funktion, varsler SPOR det med mindst 30 dages varsel, hvis det er muligt.

3.4 Dele af SPOR kræver, at kunden selv har konti hos tredjeparter (fx GitHub, Vercel, Neon eller AWS). Kundens aftaler med dem er kundens egne, og de betales af kunden direkte. SPOR er ikke part i dem og er ikke ansvarlig for tredjeparters ydelser, priser eller vilkår. Kunden skal selv have de konti, som den valgte installation kræver; hvilke det er, fremgår af opsætningen i SPOR.

4. Oprettelse, brugere og adgang

4.1 Kunden udpeger en ejer eller administrator, som må handle på kundens vegne i SPOR. Kunden er ansvarlig for, hvem der får adgang, for deres roller og for at fjerne adgang, når en medarbejder stopper eller skifter opgaver.

4.2 Brugere skal holde deres login, adgangskode og authenticator fortrolige. Kunden hæfter for brug af kundens konti, medmindre misbruget skyldes forhold hos SPOR.

4.3 Prisen inkluderer op til 3 brugere. Flere brugere kan aftales efter et særskilt skriftligt tilbud fra SPOR, som kunden skal acceptere, før de oprettes.

4.4 Kunden må ikke dele adgang med personer uden for virksomheden, videresælge SPOR eller bruge SPOR til at levere en tilsvarende tjeneste til andre uden skriftlig aftale med SPOR.

5. Priser og betaling

5.1 Prisen er 2.495 kr. pr. måned ekskl. moms og inkluderer op til 3 brugere samt det, der står i punkt 5.6. Moms lægges til efter gældende regler. Er kunden en virksomhed uden for Danmark, behandles momsen efter reglerne for erhvervskunder, og kunden oplyser sit momsnummer ved betaling.

5.2 Betaling sker forud for hver måneds abonnement med kort via betalingsløsningen (Stripe), medmindre andet er aftalt skriftligt. Betaling mod faktura er ikke omfattet, medmindre det er aftalt skriftligt.

5.3 Ved forsinket betaling kan SPOR opkræve rente efter renteloven og gebyr for skriftlig påmindelse efter gældende regler samt suspendere adgangen efter punkt 14.

5.4 SPOR kan ændre priser med mindst 30 dages skriftligt varsel til udløbet af en abonnementsperiode. Kunden kan opsige aftalen med virkning fra ikrafttrædelsen af en prisstigning.

5.5 Betaling til tredjeparter, som kunden selv har aftale med (punkt 3.4), er ikke omfattet af prisen. Kunden betaler dem direkte, og SPOR oplyser før køb, hvilke udgifter det drejer sig om.

5.6 Prisen omfatter: (a) én standardopsætning af kundens SPOR i kundens konti (konti, projekt, database, domæne, miljøvariabler, indstillinger for sikkerhedskopi, første kørsel og kontrol af login, aftaler og eksport); (b) én introduktion på op til 60 minutter til kundens ejer og administratorer; (c) almindelig vedligeholdelse: opdateringer, sikkerhedsrettelser og nødvendige tilpasninger, også når en tredjepart ændrer noget, så SPOR fortsat virker som beskrevet; og (d) support efter punkt 13.2. Større flytninger, specialtilpasninger og ekstra rådgivning er ikke omfattet. De kræver et særskilt skriftligt tilbud fra SPOR, som kunden skal acceptere, før arbejdet begynder.

5.7 Betalingsrækkefølge: Når begge aftaler er underskrevet, sætter SPOR installationen op og afleverer den til kunden og giver besked. Først derefter kan kunden betale første måned. Almindelig brug af SPOR åbnes, når betalingen er bekræftet, og samtidig registreres installationen som klar til brug og garantiens start (punkt 6). Der er ingen automatisk betalingsstart efter et antal dage. Medvirker kunden ikke til opsætningen, kan SPOR efter besked sætte opsætningen på pause, til kunden er klar.

6. Tilfredshedsgaranti

6.1 Virksomheder har ingen lovpligtig fortrydelsesret. SPOR tilbyder i stedet en frivillig 14 dages tilfredshedsgaranti efter punkt 6.2-6.6. Der tilbydes ikke en særskilt prøveperiode ud over garantien.

6.2 Er kunden ikke tilfreds, kan kunden inden for 14 dage fra den dato, kundens installation er klar til brug, bede om at få første måneds abonnementsbetaling tilbage. Fristen regnes fra den danske kalenderdato, hvor SPOR har registreret installationen som klar til brug, og kunden kan anmode til og med den 14. dag efter denne dato.

6.3 «Klar til brug» betyder, at kundens bemyndigede repræsentant har underskrevet disse betingelser og databehandleraftalen, at kundens installation er sat op og afleveret til kunden, og at kundens første betaling er bekræftet. SPOR registrerer afleveringen, og SPOR registrerer automatisk «klar til brug», når betalingen er bekræftet. Datoen er ikke dagen for kundens første login. SPOR registrerer datoen i SPOR og giver kundens ejere og administratorer besked med den præcise slutdato for garantien. SPOR kan rette en fejlagtigt registreret dato. Kunden får da ny besked med den nye slutdato, og en rettelse forkorter aldrig en allerede meddelt frist: kunden beholder den længste frist, der er meddelt. Er der anmodet, ændres fristen ikke.

6.4 Kunden anmoder ved, at en ejer eller administrator trykker på «Bed om at få første måneds betaling tilbage» under Abonnement i SPOR. Kan kunden ikke bruge denne vej, kan anmodningen sendes skriftligt til SPOR inden fristen; den anses da for fremsat, når SPOR har modtaget den. SPOR gemmer anmodningen med modtagelsestidspunktet, og en fejl hos betalingsudbyderen eller i SPOR ændrer ikke, om anmodningen kom i tide. En anmodning stopper almindelig brug af SPOR og alle fremtidige abonnementsopkrævninger, og abonnementet ophører. Kunden kan fortsat hente sin eksport og se sine aftaler og status for tilbagebetalingen, mens oplysningerne håndteres efter punkt 15 og databehandleraftalen.

6.5 Garantien dækker alene første måneds abonnementsbetaling til SPOR. Udgifter, som kunden betaler direkte til andre, fx til Vercel, AWS, GitHub eller Neon (punkt 3.4 og 5.5), tilbagebetales ikke af SPOR. Garantien kan bruges én gang pr. kunde og gælder ikke senere betalinger.

6.6 SPOR tilbagebetaler beløbet til det betalingsmiddel, der blev brugt, senest fem hverdage efter en rettidig anmodning, hvorefter bankens behandlingstid kommer. Er der ikke betalt noget, er der intet at tilbagebetale; SPOR meddeler det og begrunder en eventuel afvisning. Garantien er frivillig og begrænser ikke kundens øvrige rettigheder efter ufravigelig lovgivning eller ved SPORs misligholdelse.

6.7 Uanset garantien kræver brug af SPOR, at kundens bemyndigede repræsentant har underskrevet disse betingelser og databehandleraftalen i SPOR.

7. Abonnementsperiode og opsigelse

7.1 Aftalen træder i kraft, når kundens bemyndigede repræsentant har underskrevet betingelserne i SPOR, og løber derefter som et løbende månedligt abonnement uden binding. Abonnementsperioden starter, når første betaling er bekræftet (punkt 5.7).

7.2 Kunden kan opsige abonnementet når som helst skriftligt (i SPOR eller pr. mail). Opsigelsen gælder til udgangen af den igangværende betalte abonnementsperiode. Perioden følger fornyelsesdatoen, ikke månedens sidste dag. Abonnementet fornyes ikke efter den igangværende betalte periode. SPOR kan opsige almindeligt med 90 dages skriftligt varsel. De 90 dage gælder kun almindelig opsigelse og ikke suspension (punkt 14), ophævelse ved misligholdelse (punkt 15) eller tilbagebetaling efter punkt 7.3.

7.3 Allerede betalt abonnement refunderes ikke, når kunden opsiger. Dog tilbagebetales forudbetalt tid, som SPOR ikke leverer (fx hvis SPOR ophæver aftalen, ikke kan levere, eller opsiger og stopper før periodens udløb), forholdsmæssigt til det betalingsmiddel, der blev brugt. Tilbagebetaling følger også af tilfredshedsgarantien i punkt 6, af punkt 1.2 eller af ufravigelig lovgivning.

8. Kundens ansvar og tilladt brug

8.1 Kunden skal bruge SPOR i overensstemmelse med lovgivningen og disse betingelser. Kunden er ansvarlig for rigtigheden og lovligheden af de oplysninger, kunden og dens brugere lægger i SPOR, og for at have det nødvendige grundlag for at behandle dem.

8.2 SPOR må ikke bruges til at behandle CPR-numre, følsomme personoplysninger (GDPR artikel 9) eller oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser (artikel 10). SPOR har tekniske spærrer mod CPR-numre, men de er ingen garanti. Kunden må ikke bevidst forsøge at omgå dem.

8.3 Kunden må ikke forsøge at få uautoriseret adgang til SPOR eller andre kunders data, afprøve sikkerheden uden skriftlig aftale, overbelaste tjenesten, reverse-engineere softwaren (i det omfang loven tillader forbud) eller uploade skadelig kode eller ulovligt indhold.

8.4 Kunden skal straks underrette SPOR, hvis kunden får mistanke om uautoriseret adgang eller et sikkerhedsbrud, der vedrører SPOR.

8.5 Kunden er selv ansvarlig for at tage sikkerhedskopi eller eksport af de oplysninger, kunden har brug for at kunne bevare uden for SPOR. SPOR giver ikke løfter om gendannelse af kundens data ud over det, der står i SPORs dokumentation («Din tryghed»).

9. Rettigheder til data og software

9.1 Kunden bevarer alle rettigheder til de oplysninger og dokumenter, kunden lægger i SPOR («kundedata»). Kunden giver SPOR den ret, der er nødvendig for at levere, drifte, sikre, støtte og fejlfinde SPOR for kunden, og for at overholde lovkrav.

9.2 SPOR (og SPORs licensgivere) ejer alle rettigheder til softwaren, designet, regelbibliotekerne, skabelonerne og dokumentationen. Kunden får en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig ret til at bruge SPOR i abonnementsperioden til egen interne brug.

9.3 SPOR må ikke bruge kundedata til andre formål end at levere ydelsen, medmindre kunden har givet samtykke eller loven kræver det. SPOR må bruge anonymiserede og aggregerede driftsstatistikker uden kundedata til at drifte og forbedre SPOR.

9.4 Feedback, som kunden giver om SPOR, må SPOR frit anvende uden vederlag.

10. Behandling af personoplysninger

10.1 Når SPOR behandler personoplysninger for kunden, er kunden dataansvarlig og SPOR databehandler. Behandlingen er omfattet af databehandleraftalen, som kunden skal underskrive i SPOR. Underdatabehandlere og overførselsgrundlag fremgår af databehandleraftalens bilag og af «Din tryghed» i SPOR.

10.2 For personoplysninger om SPORs egne brugerkonti, login, sikkerhedslogs, tilmelding og kundeadministration er SPOR selvstændigt dataansvarlig. Se privatlivspolitikken på spor.martinegesoe.dk/privatliv.

11. Fortrolighed

11.1 Hver part skal holde den anden parts fortrolige oplysninger fortrolige og kun bruge dem til at opfylde aftalen. Kundedata er altid kundens fortrolige oplysninger. Fortrolighedspligten gælder ikke oplysninger, der er offentligt kendte uden brud, som parten lovligt har modtaget fra andre, eller som skal videregives efter lov eller påbud fra en myndighed. Pligten gælder også efter aftalens ophør, i tre år.

12. AI-funktioner og forbehold

12.1 SPOR kan indeholde funktioner, hvor AI genererer forslag, udkast, klassificeringer eller svar. AI-output kan være ukomplet, forkert eller misvisende og er ikke juridisk rådgivning. Kunden skal selv gennemgå og vurdere output, før det bruges eller lægges til grund for en beslutning. Beslutninger træffes af kunden.

12.2 AI-funktioner kører efter kundens valg og typisk gennem kundens egen konto hos en AI-udbyder. Hvilke data der sendes hvorhen, fremgår af databehandleraftalen og af «Din tryghed». Kunden vælger selv, hvilke oplysninger den beder AI-funktionerne behandle, og skal ikke lægge oplysninger i SPOR, som ikke må behandles på den måde, der er beskrevet.

12.3 SPOR giver intet løfte om, hvordan en AI-udbyder bruger data til modeltræning. Det afgøres af kundens egen aftale med udbyderen, og kunden bør læse udbyderens aktuelle vilkår, før kunden sender oplysninger til den.

12.4 AI-tilgængelighed og -kvalitet afhænger af tredjeparter og kan ændre sig eller bortfalde. SPOR garanterer ikke bestemte modeller, svar eller svartider.

13. Tilgængelighed, drift og support

13.1 SPOR leverer tjenesten med rimelig omhu. Der gives ingen garanti for uafbrudt drift eller fejlfrihed. Planlagt vedligeholdelse søges varslet. SPOR giver ingen oppetidsgaranti og ingen løsningsfrister.

13.2 Support ydes pr. e-mail på danske hverdage kl. 9-16 med mål om første svar inden to hverdage. Målet er ikke et løfte om, at en fejl er løst inden samme frist. Rådgivning og hjælp ud over standardsupport (fx opsætning hos tredjeparter) aftales særskilt.

14. Suspension

14.1 SPOR kan helt eller delvist suspendere kundens adgang, hvis (i) kunden ikke betaler til tiden og ikke har betalt efter 14 dages skriftligt påmindelse, (ii) kunden væsentligt misligholder aftalen, herunder punkt 8, (iii) suspension er nødvendig for at imødegå en alvorlig sikkerhedstrussel, eller (iv) en myndighed eller lov kræver det.

14.2 SPOR begrænser suspensionen til det nødvendige, underretter kunden hurtigst muligt og ophæver den, når årsagen er afhjulpet. Kundens mulighed for at hente sine data (eksport) bevares så vidt muligt under suspension, medmindre loven eller en alvorlig sikkerhedstrussel forhindrer det.

15. Misligholdelse og ophør

15.1 Hver part kan hæve aftalen med øjeblikkelig virkning, hvis den anden part væsentligt misligholder den og ikke har bragt forholdet i orden inden 14 dage efter skriftligt påkrav. Er misligholdelsen ikke mulig at afhjælpe, kan aftalen hæves uden varsel.

15.2 Ved ophør kan kundens ejer i SPOR vælge at hente sine kundedata (eksport) først og derefter få dem slettet, eller bede om sletning uden først at hente eksport; ingen eksport er en forudsætning for sletning. Sletningen kan tidligst ske efter en ventetid på mindst 72 timer, medmindre en kortere tid er aftalt i en særskilt, dokumenteret aftale, kan annulleres, indtil den starter, og arbejdspladsen er skrivebeskyttet i perioden. Eksporten omfatter ikke alt (bl.a. er rådgivernoter, loginhændelser og klokkebeskeder ikke med, og pakkens størrelse er begrænset); omfanget står i SPORs dokumentation, og SPOR lover ikke en komplet eksport, før det er afprøvet i drift. Herefter sletter SPOR kundedata efter de regler, der gælder for hver datatype (databehandleraftalen og SPORs opbevaringsregler), medmindre lovgivningen kræver opbevaring. SPOR kan bevare dokumentation for aftaleindgåelse, fakturering og regnskab, så længe loven eller et rimeligt behov for at kunne dokumentere sine rettigheder kræver det.

15.3 Bestemmelser, der efter deres natur skal gælde efter ophør (fortrolighed, ansvar, rettigheder, lovvalg), består.

16. Ansvar og ansvarsbegrænsning

16.1 Parterne er ansvarlige efter dansk rets almindelige regler, med de begrænsninger der følger af dette punkt.

16.2 SPOR er ikke ansvarlig for indirekte tab eller følgeskader, herunder driftstab, tabt fortjeneste, tab af goodwill, tabt data, der ikke skyldes SPORs fejl, eller tab som følge af kundens beslutninger truffet på baggrund af SPOR eller AI-output.

16.3 SPORs samlede erstatningsansvar over for kunden i en abonnementsperiode er begrænset til de abonnementsbetalinger, kunden har betalt til SPOR for de seneste 12 måneder før hændelsen. Beløbet gælder samlet for alle krav i perioden.

16.4 SPOR er ikke ansvarlig for tab, der skyldes tredjeparter, som kunden selv har aftale med eller selv har valgt (fx kundens egne konti hos GitHub, Vercel, Neon eller AWS, og kundens egen AI-udbyder), eller for forhold hos kunden selv (fx manglende sikkerhed, fejlagtige oplysninger eller manglende opfølgning). For SPORs egne underdatabehandlere er SPOR over for kunden ansvarlig som angivet i databehandleraftalen (punkt 7.6), og det ansvar er ikke fritaget af dette punkt.

16.5 Begrænsningerne gælder ikke for tab, der er forårsaget ved forsæt eller grov uagtsomhed, for personskade, for ansvar der ikke kan begrænses efter ufravigelig lovgivning (fx produktansvar), eller i det omfang andet følger af en bestemmelse i databehandleraftalen eller GDPR.

16.6 Krav skal rejses inden 30 dage efter, at kunden har eller burde have opdaget forholdet.

17. Skadesløsholdelse

17.1 Kunden skal holde SPOR skadesløs for tredjemands krav, der skyldes, at de oplysninger eller det indhold, kunden har lagt i SPOR, eller kundens brug af SPOR i strid med aftalen eller loven, krænker tredjemands rettigheder eller lovgivningen. SPOR skal straks underrette kunden om kravet, give kunden mulighed for at føre sagen og ikke indgå forlig uden kundens samtykke.

18. Force majeure

18.1 En part er ikke ansvarlig for manglende opfyldelse, der skyldes forhold uden for partens rimelige kontrol, som parten ikke burde have forudset eller kunnet afværge, fx krig, naturkatastrofe, offentlige påbud, omfattende strøm-, internet- eller leverandørsvigt eller cyberangreb, der ikke skyldes manglende almindelig omhu. Betaling for allerede leveret ydelse skal fortsat ske. Varer hændelsen mere end 60 dage, kan hver part opsige aftalen.

19. Ændringer af betingelserne

19.1 SPOR kan ændre disse betingelser. Ved væsentlige ændringer varsler SPOR kunden med mindst 30 dage, og kundens bemyndigede repræsentant skal underskrive den nye version i SPOR. Indtil den nye version er underskrevet, eller varslet er udløbet, gælder den tidligere underskrevne version.

19.2 Ændringer, der alene er rent redaktionelle, eller som lovgivning eller en myndighed kræver, kan træde i kraft uden ny underskrift. SPOR underretter kunden herom.

19.3 Er kunden uenig i en ændring, kan kunden opsige aftalen til ikrafttrædelsen.

20. Overdragelse og underleverandører

20.1 SPOR kan bruge underleverandører. SPOR har ansvaret for dem som for sig selv, med de begrænsninger der følger af punkt 16, og underdatabehandlere er reguleret af databehandleraftalen.

20.2 SPOR kan overdrage aftalen til et koncernforbundet selskab eller i forbindelse med virksomhedsoverdragelse mod underretning til kunden. Kunden kan ikke overdrage aftalen uden SPORs skriftlige samtykke.

21. Meddelelser

21.1 SPOR kan sende meddelelser til de mailadresser, kunden har oplyst, og vise dem i SPOR. Kunden er ansvarlig for at holde sine kontaktoplysninger opdaterede. Henvendelser til SPOR sendes til hey@martinegesoe.dk eller via support i SPOR.

22. Elektronisk indgåelse og underskrift

22.1 Aftalen indgås elektronisk i SPOR. Underskriveren skriver sit navn, sin stilling, virksomhedens navn, land og CVR-nummer (eller tilsvarende virksomhedsnummer i udlandet), bekræfter udtrykkeligt at have læst betingelserne, at virksomheden handler som led i sit erhverv, og at have bemyndigelse til at binde virksomheden, og underskriver, mens vedkommende er logget ind på sin personlige konto.

22.2 SPOR gemmer underskriverens navn, stilling, mailadresse, virksomhed, land og virksomhedsnummer, bekræftelsen af erhvervsmæssig brug og bemyndigelse, tidspunkt, underskriftsmetode, dokumentversion og en uforanderlig kopi af den viste tekst med et fingeraftryk (SHA-256). Kunden kan til enhver tid hente sine underskrevne aftaler.

22.3 Dette er en simpel elektronisk underskrift.

22.4 Underskriveren, der angiver at have bemyndigelse uden at have det, kan blive personligt ansvarlig efter almindelige regler om fuldmagt.

23. Lovvalg og tvister

23.1 Aftalen er underlagt dansk ret, dog uden henvisning til internationale privatretlige regler, der fører til anvendelse af anden rets regler. FN's konvention om internationale købsaftaler (CISG) finder ikke anvendelse.

23.2 Tvister skal søges løst i mindelighed. Kan det ikke lade sig gøre, afgøres tvisten ved de danske domstole med Retten i Randers som første instans.