Overblik over systemer og licenser: hvad har I, og hvad koster det?

I artiklen 8 afsnit

1. Hvad er et overblik over systemer og licenser?
2. Syv felter på én side
3. Sådan finder I systemerne
4. Hvad får I ud af overblikket?
5. Hvad sker der, hvis I ikke har overblik?
6. Hvordan kan jeg hjælpe, og hvor kommer SPOR ind?
7. Hvad kan I gøre nu?
8. Ofte stillede spørgsmål

Hvad er et overblik over systemer og licenser?

Et overblik over systemer og licenser er en liste over de it-systemer, abonnementer og værktøjer, virksomheden bruger, med ejer, pris og aftale. En licens er retten til at bruge et system, ofte pr. bruger og pr. måned. Overblikket gælder både de store systemer og de små værktøjer, afdelingerne selv har købt.

Handler det kun om AI-værktøjer, så start med overblik over AI-brug. Her er det hele billedet: alle systemer, ikke kun AI.

Syv felter på én side

Modellen hedder Syv felter på én side. Den er min egen, ikke en standard. Tabellen viser felterne, spørgsmålet til hvert felt og et tænkt eksempel.

Det er et bevidst lille antal. En oversigt med tyve kolonner bliver aldrig udfyldt. Det vigtigste felt er ejeren, for et system uden ejer er et system, ingen tager ansvar for. Se hvem der ejer systemet.

Sådan finder I systemerne

Tre veje finder de fleste systemer:

• Spørg afdelingerne. Hvad åbner du hver dag, og hvad betaler vi for?
• Se på regnskabet. Kig efter abonnementer og faste betalinger til it-leverandører.
• Tjek firmakort og bilag. Små værktøjer betales ofte med kort af den enkelte afdeling.

Er I i tvivl om, om et værktøj indgår, så skriv det ind. Det er billigere at fjerne en linje end at opdage et system bagefter.

Hvad får I ud af overblikket?

Når oversigten findes, kan I stille spørgsmål, I ikke kunne før:

• Bruger nogen det? Systemer, ingen bruger, kan opsiges.
• Betaler vi for det samme to gange? To afdelinger kan have hvert sit værktøj til samme opgave.
• Hvem ejer det? Ingen ejer er et tegn på, at ingen følger op.
• Hvad hænger sammen? Koblingerne viser, hvad der påvirkes, hvis noget ændres. Se hvornår en integration giver mening.

Hvad sker der, hvis I ikke har overblik?

Uden overblik betaler I for ting, ingen bruger, og I opdager først, hvad der hænger sammen, når noget stopper. En opsigelsesdato kan overskrides, uden at nogen opdager det, og ingen kan sige, hvem der skal rettes til, når et system skifter vilkår. Se også jeres AI-værktøj har ændret sig og når noget går galt.

Hvordan kan jeg hjælpe, og hvor kommer SPOR ind?

Jeg hjælper med at lave første udgave og finde de huller, der er. Se mine systemer og løsninger. Jeg giver ikke juridisk rådgivning og garanterer ikke compliance.

Et regneark er et godt sted at starte. Det svære er at holde det opdateret, når listen vokser, og flere skal bidrage. Det er den del, SPOR er bygget til: et register over software, AI-værktøjer og egne løsninger med formål, ansvarlig, pris og aftaler. I kan importere fra et regneark, så I ikke starter forfra. SPOR er ingen certificering og ingen garanti for, at alle krav er opfyldt.

Hvad kan I gøre nu?

Gør dette:

1. Opret et regneark med de syv felter.
2. Spørg hver afdeling: Hvad åbner du hver dag, og hvad betaler vi for?
3. Udfyld ejer og fornyelsesdato først. De to felter betyder mest.
4. Sæt en dato i kalenderen til næste gennemgang, og navngiv ansvarlig.

Kort sagt: Syv felter, ét regneark og én ansvarlig. Det er nok til at se, hvad I har, og hvad det koster.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal en oversigt over systemer og licenser indeholde?

Syv felter er nok: navn, formål, ejer, pris og licens, fornyelses- eller opsigelsesdato, hvilke data systemet bruger og hvad det er koblet til. Start i et regneark.

Hvorfor skal jeg have overblik over systemer og licenser?

Fordi I ellers betaler for ting, ingen bruger, og ikke ved, hvad der hænger sammen. Overblikket gør det muligt at spørge: Bruger nogen det? Hvem ejer det? Hvad sker der, hvis det stopper?

Hvor ofte skal oversigten opdateres?

Mindst en gang om året og hver gang et system tilføjes eller opsiges. Giv en person ansvaret, og sæt en fast dato for en gennemgang.

Hvordan finder jeg alle systemerne?

Spørg afdelingerne, kig i regnskabet efter abonnementer, og tjek, hvem der betaler for hvad på firmakort. Brug fx spørgsmålet: Hvad åbner du hver dag, og hvad betaler vi for?

Artiklen er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Udgivet 3. oktober 2026.