Sådan får I overblik over jeres AI-brug

I artiklen 11 afsnit

1. Hvorfor skal overblikket komme først?
2. Hvad sker der, hvis I ikke får overblik?
3. Find det AI, I allerede bruger
4. Beskriv hver anvendelse på samme måde
5. Se på data
6. Giv hver anvendelse en ejer og en status
7. Find de krav, der er relevante
8. Prioritér næste skridt
9. Typiske faldgruber
10. Hvad kan I gøre nu?
11. Ofte stillede spørgsmål

Denne artikel handler om processen: at finde og kortlægge AI-brugen i seks trin. Hvilke felter selve registret skal have, når kortlægningen er gjort, står i hvad et AI-register skal indeholde. Gælder det systemer og licenser uden AI, så læs overblik over systemer og licenser.

Hvorfor skal overblikket komme først?

Overblikket skal komme først, fordi I ikke kan styre, forbedre eller dokumentere noget, I ikke ved, at I bruger. AI kommer sjældent ind i en virksomhed ad én dør. Nogle bruger en chatassistent til tekster. Et andet team har fået en AI-funktion med i et system, I i forvejen betaler for. En tredje har en idé, der aldrig blev besluttet.

Hver anvendelse giver mening for sig. Problemet er, at ingen ser sammenhængen mellem værktøjerne, hvad de bruges til, hvilke data der indgår, og hvad der gælder for dem.

Det er ikke kun jeres oplevelse. I 2025 brugte 42 % af de danske virksomheder med mindst 10 ansatte i de private, ikke-finansielle byerhverv AI. I 2023 var det 15 % (Digitaliseringsstyrelsen og Danmarks Statistik, faktaark september 2025). I en undersøgelse blandt danske SMV'er fra CAISA, det nationale center for AI i samfundet, svarede kun 26 %, at roller og ansvar i arbejdet med AI er klart defineret (CAISA, december 2025). Brugen vokser altså hurtigere end styringen. Hvordan I giver den styring en enkel form, har jeg beskrevet i AI governance for SMV'er.

Et overblik gør tre ting:

1. Det viser, hvor AI allerede skaber værdi.
2. Det viser, hvor der mangler en beslutning, en ansvarlig eller en kontrol.
3. Det giver ledelsen et fælles grundlag, når der skal besluttes, hvad der skal ske nu.

Hvad sker der, hvis I ikke får overblik?

Uden et overblik over AI-brug sker der sjældent noget dramatisk på én dag. Problemerne vokser stille i hverdagen:

• I kan ikke svare hurtigt. Når en kunde, en samarbejdspartner eller en revisor spørger, hvilke AI-værktøjer der bruges med deres data, skal svaret samles fra flere personer, hver gang.
• Viden sidder hos enkeltpersoner. Den, der satte et værktøj op, ved, hvordan det bruges. Stopper vedkommende, forsvinder viden, og nogle gange også kontoen med indholdet.
• I betaler og arbejder dobbelt. To teams kan købe hvert sit værktøj til den samme opgave uden at vide det.
• Data ender steder, ingen har vurderet. Det opdages typisk først, når noget er gået galt.
• Nye AI-funktioner glider ind uden beslutning. Systemer, I allerede betaler for, får løbende AI-funktioner, og uden et overblik ved ingen, hvornår der skal tages stilling.
• I kan ikke vise, hvad I har gjort. Spørger nogen til ansvar, data eller AI-færdigheder, har I intet samlet at pege på.

Hver enkelt konsekvens er til at leve med. Tilsammen betyder de, at beslutninger om AI bliver truffet af den, der tilfældigvis har brug for et værktøj, og ikke af ledelsen.

1Find det AI, I allerede bruger

Start bredt, fordi AI gemmer sig flere steder, end de fleste tror. Der er typisk fire kilder:

• Værktøjer, I har valgt: fx en chatassistent, et oversættelsesværktøj eller et mødeværktøj med opsummering.
• AI-funktioner i systemer, I allerede har: mailsystemer, CRM, regnskab og kontorpakker får løbende indbygget AI, ofte uden at nogen har taget stilling til det.
• Medarbejdernes egne værktøjer: gratis tjenester, som nogen er begyndt at bruge i arbejdet. Brug af AI uden aftale med virksomheden kaldes ofte skygge-AI.
• Idéer og forsøg: ting, der er talt om eller afprøvet, men ikke besluttet.

Den bedste kilde er folk selv. Spørg hvert team kort og uden løftet pegefinger: Hvilke AI-værktøjer bruger I, og til hvad? Formålet er at få et ærligt billede, ikke at finde syndere. Supplér med et kig på jeres softwareabonnementer og leverandørernes nyheder om AI-funktioner.

2Beskriv hver anvendelse på samme måde

En anvendelse er et værktøj brugt til et bestemt formål, og hver anvendelse skal beskrives med de samme felter. Samme værktøj kan altså give flere anvendelser. En chatassistent brugt til markedsføringstekster er én anvendelse. Den samme chatassistent brugt til at opsummere kundemails er en anden, fordi data og risici er forskellige. Hvad registret skal indeholde, står i artiklen om hvad et AI-register skal indeholde.

Min model er en enkel skabelon med seks felter i fast rækkefølge: System → Brug → Data → Ansvarlig → Status → Næste skridt. Skabelonen er nok til at komme i gang:

Et regneark er et fint sted at starte. Det vigtige er, at alle anvendelser bliver beskrevet med de samme felter, så de kan sammenlignes og prioriteres.

Et regneark kan også importeres i et fælles register senere, hvis listen vokser. Værktøjet er ikke det vigtige. Felterne og ejerskabet er.

3Se på data

Data er det felt, hvor de fleste overraskelser opstår, så tag det grundigt. For hver anvendelse: Hvilke data kommer ind i værktøjet, og hvor ender de? Skel mellem fire niveauer:

1. Offentlige oplysninger, fx tekst fra jeres hjemmeside.
2. Interne oplysninger, fx procesbeskrivelser.
3. Fortrolige oplysninger, fx priser, kontrakter og regnskab.
4. Persondata, fx navne, mails og oplysninger om medarbejdere eller kunder.

Tjek derefter, hvad leverandøren gør med data: Gemmes de? Bruges de til at træne leverandørens modeller? Hvor behandles de? Svaret afhænger ofte af, om I bruger en gratis version eller en erhvervsaftale. Står der persondata i feltet, skal I også se på, om der er en databehandleraftale, altså en aftale om, hvad leverandøren må gøre med persondata på jeres vegne. Artiklen om ChatGPT og GDPR viser, hvad I kan tjekke for et konkret værktøj.

4Giv hver anvendelse en ejer og en status

En anvendelse uden ejer bliver ikke fulgt op, så hver anvendelse skal have én navngiven ansvarlig. Det er typisk lederen af det team, der bruger den. Ejeren skal ikke kunne alt om AI. Ejeren skal sørge for, at anvendelsen er besluttet, at den bruges som aftalt, og at den bliver fulgt op.

Giv samtidig hver anvendelse en status: idé, under vurdering, besluttet eller stoppet. Så kan alle se, hvad der er aftalt, og hvad der bare er sket. Det er også her, at en kort AI-politik giver mening: den beskriver, hvordan en anvendelse går fra idé til besluttet hos jer. Se, hvad en AI-politik skal indeholde.

5Find de krav, der er relevante

Hvilke krav der gælder, afhænger af den konkrete anvendelse, og overblikket viser, hvor I skal kigge nærmere. Stil tre spørgsmål til hver anvendelse:

• Indgår der persondata? Så gælder databeskyttelsesreglerne som ved al anden behandling af persondata. Datatilsynet samler sin vejledning om AI og databeskyttelse på én side.
• Hvad siger AI-forordningen? AI-forordningen er EU's regler for kunstig intelligens. Virksomheder, der bruger AI-systemer i arbejdet, skal træffe foranstaltninger, der støtter udviklingen af AI-færdigheder hos dem, der bruger systemerne (artikel 4, som ændret i 2026). Læs mere om kravet om AI-færdigheder. Visse anvendelser, fx inden for rekruttering og vurdering af medarbejdere, kan være højrisiko. Efter ændringen af forordningen, der trådte i kraft 27. juli 2026, gælder kravene til højrisikoanvendelserne i forordningens bilag III fra 2. december 2027 (Europa-Kommissionen, 2026). Se, hvornår brug af AI er højrisiko.
• Hvad siger jeres egne rammer? Interne retningslinjer, kundeaftaler og krav fra samarbejdspartnere kan være strengere end loven.

Målet med dette trin er ikke en juridisk vurdering af alt. Målet er at se, hvilke anvendelser der kræver et nærmere kig, og hvilke der ikke gør. De fleste anvendelser i en typisk virksomhed kræver ikke meget ud over overblik, en ansvarlig og ordentlig håndtering af data.

6Prioritér næste skridt

Nu kan I se sammenhængen, og den skal bruges til at vælge, hvad der sker nu. Start med det, der har størst betydning:

1. Anvendelser med persondata eller fortrolige oplysninger uden en ansvarlig.
2. Anvendelser, der bruges, men aldrig er besluttet.
3. Steder, hvor en god idé kan blive til mere, fordi den løser et reelt problem.

Nogle gange er det rigtige svar en enklere løsning eller ingen AI. Andre gange er det et system, der passer bedre til jeres arbejde, end standardværktøjerne kan. Så kan det give mening at bygge noget selv.

Når I har fundet løsningerne, kommer næste spørgsmål: Hvordan får I dem til at fungere sammen på tværs af afdelingerne? I serien om AI på tværs af virksomheden kan I gå videre med overlap, medarbejdernes rammer, fælles brug, agenter og værdien af løsningerne.

Typiske faldgruber

• At starte med værktøjet: Et nyt AI-værktøj løser ikke manglende overblik. Start med, hvad der allerede bruges, og hvad I vil opnå.
• At gøre det til en engangsøvelse: Nye AI-funktioner dukker løbende op i de systemer, I har. Aftal, hvornår overblikket opdateres, fx hvert halve år. Hvornår et enkelt godkendt værktøj skal vurderes igen, står i hvornår I bør vurdere et AI-værktøj igen.
• At gøre det for tungt: Et overblik, der aldrig bliver færdigt, hjælper ingen. Hellere et enkelt overblik over det hele end et perfekt overblik over en del.
• At lede efter syndere: Hvis folk frygter en løftet pegefinger, fortæller de ikke, hvad de bruger. Så får I et forkert billede.

Hvad kan I gøre nu?

I kan tage de første skridt mod et overblik over AI-brug i denne uge, uden budget og uden nyt værktøj:

1. Udpeg én person, der har ansvaret for overblikket, og giv opgaven en frist.
2. Opret et regneark med de seks felter fra skabelonen.
3. Send hvert team de samme to spørgsmål: Hvilke AI-værktøjer bruger I, og til hvad?

Vil I vide, hvad AI-forordningen og Datatilsynet siger om jeres brug, og hvem der hjælper med det, så læs også: Alle fortæller os, hvad AI kan. Hvem hjælper os med, hvad vi må?.

Sidder du selv med ansvaret for AI uden en manual? Læs, hvordan jeg oplevede det: Jeg fik ansvaret for AI, men der fandtes ingen mappe, der hed “Sådan gør vi”.

Gælder det flere systemer end AI, så læs: Overblik over systemer og licenser: hvad har I, og hvad koster det?.

Er I lige startet med AI, så begynd med AI i små virksomheder. Vil I forstå en arbejdsgang, før I ændrer den, så kortlæg den først.

Når svarene kommer ind, dukker de næste spørgsmål op: Hvem ejer hver anvendelse? Hvilke data bruger den? Hvornår blev den sidst vurderet? Og hvad gør I, når en leverandør ændrer sine vilkår, eller et system får en ny AI-funktion? Første gang kan et regneark klare det. Det svære er at holde svarene opdaterede, når listen vokser, og flere skal bidrage. Det er det forarbejde, SPOR skal tage, når det åbner: holde listen opdateret ud fra jeres egne oplysninger, sige til, når en anvendelse mangler en ejer eller skal vurderes igen, og gøre mangler til opgaver med en ansvarlig og en frist. SPOR er endnu ikke åbnet for kunder og afgør ikke, om jeres brug er i orden.

Kort sagt: Et overblik over AI-brug er en liste med de samme seks felter for hver anvendelse, en ansvarlig for hver linje og en dato for næste gennemgang. Det kræver mest tid at få svarene ind. Sidder I fast, eller er der flere systemer og teams, end I kan nå, så tag kontakt, så finder vi ud af, om I kan klare det selv.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid tager det at få overblik over AI-brug?

Et første overblik over AI-brug tager mest tid, fordi I skal tale med hvert team og afklare data og ansvar. Selve listen er hurtig at lave, når svarene er der. Sæt en fast frist, fx fire uger, så arbejdet ikke trækker ud, og opdatér overblikket bagefter i stedet for at gøre det perfekt første gang.

Skal vi have en AI-politik, før vi laver overblikket?

Nej. Overblikket giver det bedste grundlag for en AI-politik, fordi politikken så handler om det, I faktisk gør. Start med overblikket, og skriv derefter en kort AI-politik om, hvordan nye anvendelser besluttes.

Hvem skal eje overblikket?

Én person bør have ansvaret for, at overblikket bliver lavet og holdt opdateret, fx en direktør, driftschef eller it-ansvarlig. Hver enkelt anvendelse har sin egen ejer i det team, der bruger den.

Gælder AI-forordningen for små virksomheder?

Ja, AI-forordningen gælder uanset størrelse, men hvad den kræver, afhænger af, hvordan I bruger AI. Når en lille virksomhed bruger AI til almindelige opgaver, handler kravet typisk især om at støtte AI-færdigheder hos dem, der bruger systemerne. Anvendelser, der kan være højrisiko, kræver et nærmere kig.

Kan vi lave overblikket selv?

Ja. Skabelonen i denne artikel er nok til at komme i gang. Ekstern hjælp, fx en system- og AI-gennemgang, giver mening, hvis I mangler tid, hvis der er mange systemer, eller hvis I vil have en uafhængig vurdering af data og krav.

Artiklen er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Opdateret 7. oktober 2026.