Tre afdelinger har købt AI til næsten den samme opgave. Hvad gør I nu?

I artiklen 10 afsnit

1. Hvad er overlap mellem AI-værktøjer?
2. Find opgaven bag abonnementet
3. Hvad sker der, hvis I ikke sammenligner opgaverne?
4. Sammenlign fem ting
5. Afprøv én fælles opgave
6. I kan ende med tre fornuftige beslutninger
7. Hvordan undgår I at gentage undersøgelsen?
8. Typiske fejl, når I sammenligner AI-værktøjer
9. Hvad kan I gøre nu?
10. Ofte stillede spørgsmål

Artiklen er en del af serien om at få AI til at fungere på tværs.

Hvad er overlap mellem AI-værktøjer?

Overlap mellem AI-værktøjer opstår, når to eller flere løsninger bruges til den samme opgave i virksomheden, fx at opsummere møder eller skrive tekster. Overlap er ikke det samme som ens funktioner: to værktøjer kan kunne det samme og alligevel løse forskellige opgaver for forskellige afdelinger. Derfor sammenligner I opgaver, ikke funktionslister.

Find opgaven bag abonnementet

I seriens fiktive rådgivningsfirma opdager Sofie, at både marketing og salg betaler for en mødeassistent. Først ligner det et oplagt sted at spare.

Men marketing bruger sin løsning til interviews, mens salg bruger sin til kundemøder og opfølgning. De to afdelinger har forskellige behov for deling, sprog og forbindelse til kundesystemet.

Sofie beder derfor begge afdelinger vise et eksempel på et godt resultat og forklare, hvad der sker før og efter AI-delen. Først dér kan de sammenligne de opgaver, virksomheden betaler for at få løst.

Start med de værktøjer, I kender. En fuldstændig kortlægning behøver ikke være første opgave. Brug eventuelt guiden til overblik over AI-brug, hvis det er uklart, hvor I skal lede.

Hvad sker der, hvis I ikke sammenligner opgaverne?

Uden en sammenligning bliver overlap først synligt, når det er dyrt. To afdelinger fornyer hver sin aftale, og ingen kan sige, om begge stadig er nødvendige. Omvendt kan en hurtig samling gøre en afdeling dårligere stillet, hvis dens særlige behov aldrig blev set. Begge dele undgår I ved at sammenligne de konkrete opgaver først. Et overblik over aftaler og priser finder I i overblik over systemer og licenser.

Sammenlign fem ting

Bed medarbejderne om eksempler frem for generelle vurderinger som “den er meget bedre”. Det er lettere at sammenligne to referater og den tid, de kræver at rette, end to lister over funktioner.

Afprøv én fælles opgave

Sofie og afdelingerne vælger et opdigtet møde, der ligner deres almindelige arbejde. De bruger samme materiale og vurderer, om begge løsninger kan gengive beslutninger, ansvar og frister korrekt.

Derefter undersøger de, om den løsning, de foretrækker, kan bruges under de relevante aftaler og rammer for begge afdelinger. En god prøve viser noget om kvaliteten; den afgør ikke i sig selv, om den faktiske databehandling er i orden.

Min anbefaling er at holde afprøvningen lille og skrive kriterierne ned på forhånd. Så undgår I at vælge efter den seneste imponerende demonstration.

I kan ende med tre fornuftige beslutninger

Genbrug én løsning. Den løser begge opgaver godt nok, og rammerne kan afklares for begge anvendelser. Aftal oplæring, overflytning og tidspunkt for at afslutte den anden aftale.

Behold begge. Forskellene giver reel værdi. Skriv hvorfor, og hvem der følger op. Flere løsninger er ikke i sig selv et problem.

Afklar mere før I ændrer noget. I mangler oplysninger om eksempelvis eksport, kvalitet eller kundeaftaler. Giv spørgsmålet en ansvarlig og en dato frem for at lukke en løsning på et usikkert grundlag.

Slet ikke gamle konti og materiale, før I har afklaret, hvad der skal bevares eller flyttes. Den konkrete udfasning bør planlægges med systemets ansvarlige.

Hvordan undgår I at gentage undersøgelsen?

Da kundeservice senere foreslår endnu en mødeassistent, har Sofie allerede beskrevet de eksisterende opgaver og vurderinger. Kundeservice kan begynde med at undersøge, om deres behov passer til noget, virksomheden kender.

Her bliver et fælles overblik nyttigt. Det er en opgave, jeg bygger SPOR til at understøtte: at samle formål, anvendelse, ansvar og beslutninger, så de kan findes igen. Sammenligningen og valget skal virksomheden stadig foretage; jeg lover ikke, at SPOR automatisk finder dubletter.

SPOR er under udvikling. Få besked, når første version er klar.

Typiske fejl, når I sammenligner AI-værktøjer

• At sammenligne funktionslister i stedet for resultater på en rigtig opgave.
• At vælge efter den seneste demonstration i stedet for kriterier, der er skrevet ned på forhånd.
• At glemme flytning, oplæring og bindingsperiode i regnestykket.
• At lukke en løsning, før I ved, hvad der skal eksporteres eller bevares.
• At beslutte uden at skrive grunden ned, så næste afdeling starter forfra.

Hvad kan I gøre nu?

1. Vælg én opgave, som mindst to afdelinger løser med AI.
2. Bed hver afdeling vise et eksempel på et godt resultat og forklare, hvad der sker før og efter AI-delen.
3. Besvar de fem spørgsmål i tabellen for hver løsning, og vælg en af de tre beslutninger. Hvilke felter en samlet oversigt bør have, står i hvad et AI-register skal indeholde.

Næste skridt: Når I ved, hvad I vil genbruge, skal medarbejderne vide, hvad de selv må gøre. Læs hvordan I giver frihed til AI med fælles rammer. Skal I træffe beslutning om en fornyelse nu, kan I gå direkte til beholde, samle eller stoppe.

Ofte stillede spørgsmål

Skal hele virksomheden bruge det samme AI-værktøj?

Det er ikke nødvendigvis den bedste løsning. Min anbefaling er at genbruge det, der passer, og kunne forklare, hvorfor særlige opgaver kræver noget andet.

Er færre licenser altid en besparelse?

Se også på oplæring, flytning og det arbejde, medarbejderne skal udføre omkring løsningen. En lavere abonnementspris kan blive opvejet af mere efterarbejde.

Hvor begynder vi, hvis ingen har overblikket?

Vælg én opgave, som flere afdelinger løser, og få dem til at vise, hvilke værktøjer de bruger. Udvid derfra.

Hvordan finder vi ud af, om to AI-værktøjer overlapper?

Bed begge afdelinger vise et eksempel på et godt resultat og forklare, hvad der sker før og efter AI-delen. Sammenlign derefter opgave, oplysninger, kvalitet, vedligeholdelse og omkostning ved en ændring. Er opgaven den samme, og kan forudsætningerne afklares for begge, er der reelt overlap.

Hvornår giver det mening at beholde to AI-værktøjer?

Når forskellene giver reel værdi, fx fordi afdelingerne har forskellige krav til deling, sprog eller forbindelse til andre systemer. Skriv begrundelsen ned, og navngiv den, der følger op.

Virksomhedseksemplet er fiktivt. Fremgangsmåden er min praktiske anbefaling. Artiklen er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Udgivet 7. oktober 2026.