I betaler for flere AI-løsninger. Hvilke skal I beholde, samle eller stoppe?

I artiklen 10 afsnit

1. Hvad vil det sige at vurdere værdien af en AI-løsning?
2. Gå tilbage til det, løsningen skulle gøre bedre
3. Hvad sker der, hvis aftalerne bare fornyes?
4. Se på hele arbejdsgangen
5. Stil de samme spørgsmål til hver løsning
6. Vælg en beslutning med en handling
7. Gem også grunden til beslutningen
8. Typiske fejl, når AI-løsninger skal vurderes
9. Hvad kan I gøre nu?
10. Ofte stillede spørgsmål

Dette er sidste kapitel i serien om AI på tværs af virksomheden.

Hvad vil det sige at vurdere værdien af en AI-løsning?

At vurdere værdien af en AI-løsning betyder at sammenholde det, løsningen hjælper med, med det arbejde og de omkostninger, den kræver, og beslutte, om den skal fortsætte, forbedres, samles med en anden eller stoppes. Værdien kan være tid, men også kvalitet, kortere ventetid eller en opgave, I tidligere havde svært ved at løse.

Gå tilbage til det, løsningen skulle gøre bedre

I det fiktive rådgivningsfirma skal Sofie tage stilling til mødeassistenternes fornyelse. Det oprindelige mål var at bruge mindre tid på referater og få fulgt op på aftalerne.

Hun spørger derfor Mikkel og kollegerne til den samlede opgave: Hvor lang tid tager forberedelse, referat, rettelser og opfølgning? Hvilke fejl fanger de? Hvad bliver lettere for kunden eller næste kollega?

Hvis ingen kan finde det oprindelige mål, så skriv det nu og vær tydelig om, hvad I mangler at vide. I kan stadig træffe en begrundet beslutning. I skal blot skelne mellem det, I har målt, og det, I forventer.

Til selve før-og-efter-målingen kan I bruge guiden til at måle værdi efter go-live. Her handler det om at bruge resultaterne til at vælge, hvad I vil fortsætte med.

Hvad sker der, hvis aftalerne bare fornyes?

Aftaler bliver ofte fornyet af vane. Uden en vurdering betaler I for løsninger, ingen bruger, eller I dropper dem, der faktisk hjælper, fordi ingen kan forklare, hvad de bidrager med. En kort beslutning for hver løsning, med begrundelse og næste handling, er nok.

Se på hele arbejdsgangen

Et tænkt regneeksempel: En medarbejder bruger tidligere 15 minutter på et notat. Med AI tager klargøring, kontrol og færdiggørelse samlet 9 minutter. Ved 100 tilsvarende opgaver er forskellen 600 minutter, altså 10 timer.

Det er frigjort arbejdstid under de antagelser. Det er ikke automatisk 10 timers kontant besparelse. I skal også se på abonnement, forbrug, støtte og vedligeholdelse, og hvad tiden reelt kan bruges til. Alle tal i eksemplet er opdigtede.

Undgå også at tælle samme gevinst to gange. Hvis både referatværktøjet og CRM-automatiseringen får æren for den samme opfølgningstid, ser regnestykket bedre ud, end grundlaget kan bære.

Stil de samme spørgsmål til hver løsning

Saml svarene på et niveau, som passer til beslutningen. Formålet er at forstå arbejdsgangen, ikke at skabe unødig individuel overvågning af medarbejderne.

Vælg en beslutning med en handling

Fortsæt. Løsningen giver tilstrækkelig værdi og passer til den afklarede brug. Aftal, hvornår I ser på den igen.

Forbedr. Behovet er reelt, men instruktion, oplæring eller sammenhængen med andre systemer halter. Udpeg en ansvarlig og aftal, hvad en ny prøve skal vise. Læs eventuelt fra AI-forsøg til fælles brug.

Saml. En eksisterende løsning kan løse opgaven med tilstrækkelig kvalitet og passende rammer. Planlæg skiftet og kontrollér, hvad det kræver. Brug artiklen om overlap mellem AI-værktøjer.

Stop. Løsningen hjælper ikke nok, eller I kan ikke opfylde de nødvendige forudsætninger. Aftal, hvad der sker med igangværende opgaver, data, konti og abonnement. Undgå, at beslutningen ender som en besked, ingen udfører.

Gem også grunden til beslutningen

Sofie beslutter i det fiktive eksempel at samle to anvendelser i én løsning efter en afprøvning. Hun gemmer, hvilke opgaver beslutningen gælder, hvad de har undersøgt, hvem der gennemfører skiftet, og hvad de vil følge op på.

Det betyder, at en ny ansvarlig kan forstå valget. Hvis behovet ændrer sig, kan virksomheden se, hvilken forudsætning den skal undersøge igen.

Det passer til den måde, jeg bygger SPOR på: brug, ansvar, beslutning og næste handling skal hænge sammen. Virksomheden skal selv levere og vurdere grundlaget for værdien. SPOR beskrives her ikke som et værktøj, der automatisk måler besparelser eller beregner ROI.

SPOR er under udvikling. Få besked, når første version er klar.

Typiske fejl, når AI-løsninger skal vurderes

• At tælle logins i stedet for brug i de situationer, løsningen skulle hjælpe.
• At regne frigjort tid som kontant besparelse.
• At tælle den samme gevinst to gange.
• At glemme kontrol, støtte og drift i omkostningen.
• At lade beslutningen ende som en besked, ingen udfører.

Hvad kan I gøre nu?

1. Vælg den løsning, hvis aftale skal fornyes først. Aftalerne kan findes i overblik over systemer og licenser.
2. Besvar de seks spørgsmål i tabellen, og markér, hvad der er målt, og hvad der er forventet.
3. Vælg fortsæt, forbedr, saml eller stop, og skriv begrundelsen og datoen for næste vurdering ned.

Brug serien på jeres egen virksomhed: Vælg én løsning, og find dens opgave, ansvarlige og næste beslutning. Brug seriens oversigt til det spørgsmål, I mangler svar på.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan vurderer vi værdien, hvis vi ikke målte før?

Mål den nuværende arbejdsgang, og sammenlign eventuelt med et realistisk alternativ på udvalgte opgaver. Markér efterfølgende skøn som skøn; undgå at fremstille dem som historiske målinger.

Skal en løsning spare tid for at være værdifuld?

Nej. I kan også vælge den for bedre kvalitet, kortere ventetid eller mulighed for at løse en opgave, I tidligere havde svært ved. Beskriv, hvordan I vurderer netop den gevinst.

Hvor ofte skal vi tage stilling igen?

Min anbefaling er en rytme, der passer til aftalen og anvendelsen, samt en ny vurdering ved relevante ændringer. Læs hvornår et AI-værktøj bør vurderes igen.

Hvordan beregner vi værdien af en AI-løsning?

Sammenlign den samlede opgave før og efter, inklusive forberedelse, kontrol og rettelser, og læg abonnement, støtte og vedligeholdelse til. Markér, hvad der er målt, og hvad der er skønnet. Tallene i denne serie er opdigtede eksempler.

Hvornår skal vi stoppe en AI-løsning?

Når den ikke hjælper nok, eller I ikke kan opfylde de nødvendige forudsætninger. Aftal, hvad der sker med igangværende opgaver, data, konti og abonnement, og hvem der gennemfører det.

Virksomhedsforløbet og regneeksemplet er fiktive. Modellen er en praktisk anbefaling og indeholder ingen garanti for besparelser. Artiklen er generel vejledning og ikke juridisk rådgivning. Udgivet 7. oktober 2026.